Valider / Refuser une Note de Frais

 

Prérequis : cette validation est accessible pour les utilisateurs de l'application Notes de frais ayant un rôle d'Administrateur ou de Chef de service.

La première étape est de se connecter au site web monportaileig.fr et de renseigner vos identifiants (vous avez au préalable reçu un mail vous demandant de créer votre mot de passe en l'associant avec votre adresse mail) :

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Ensuite vous accédez au tableau de bord qui vous permet de lancer l'application "Notes de frais" qui vous ai mise à disposition et gérer les comptes utilisateurs si vous êtes administrateur :

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Cette application vous permet de suivre les demandes de remboursement concernant les frais professionnels des salariés afin de les valider en vue d'un import dans le module de gestion des frais professionnels, ou de les refuser.

La liste présente à l'écran reprend les informations essentielles permettant d'identifier les demandes à savoir la date du frais, la date de dépôt de la demande, le type de frais, les informations de valorisation, les commentaires, l'accès aux pièces jointes et le suivi de son état.

L'état peut présenter les valeurs suivantes :

  • image-1751289386009.png : pour les demandes déjà validées par un chef de service ou un administrateur

  • image-1751289432013.png : pour les demandes déjà refusées par un chef de service ou un administrateur

  • image-1751289009673.png : pour les demandes en attente de traitement

Pour gérer les demandes de son service, le valideur doit donc se positionner sur l'onglet "Frais équipe", et les puces indiquées ci-dessous par des flèches rouges permettent de visualiser le nombre de demandes en attente (penser à utiliser le filtre par date pour retrouver des demandes antérieures à la date présentée par défaut).

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Pour consulter la pièce jointe associée à une note de frais, il vous suffit de cliquer sur l'icône "trombone" dans la colonne PJ, 

En bas à droite de l'image, vous disposez de 2 icônes permettant de télécharger la pièce jointe, puis de fermer la fenêtre :

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Cette liste est par défaut chargée sur les trois derniers mois. Vous avez la possibilité de modifier la date de référence utilisée si vous désirez afficher les informations sur une plage plus grande, en la saisissant ou en utilisant le calendrier.

Une zone de recherche est disponible. Par exemple, si vous désirez appliquer un filtre sur les demandes de remboursement des repas, il vous suffit de taper "repas" dans la zone de recherche.

Vous pouvez également trier les données affichées par colonne, en cliquant sur l'entête de colonne, pour classer les données par ordre croissant ou décroissant par exemple, ou par type de rubrique.

Les demandes peuvent être Validées image-1751289936841.png ou Refusées image-1751289986155.png , avec obligation de motiver les refus :

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Seuls les salariés peuvent ajouter de nouvelles Notes de Frais.

Les demandes validées peuvent ensuite être importées et traitées par les utilisateurs du module iG Frais Professionnels.

 

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