Gestion des ressources - Envoi des factures par mail

Vous avez maintenant la possibilité d'envoyer vos factures de contribution par mail

 

Codification des structures

Pour ce faire vous devez au préalable codifier un serveur de mail sortant (smtp). Ce serveur est toujours fourni par votre fournisseur d'accès à internet et votre responsable informatique pourra vous indiquer les paramètres à renseigner.

Nous vous conseillons fortement d'utiliser un serveur de type "smtp.office365.com" , port 587.

La codification du serveur mail se fait dans la gestion des structures de la facturation, au niveau de l'association.

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Cliquez sur le bouton de codification du serveur SMTP.

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La codification du serveur mail effectué, vous pouvez codifier pour chaque structure, les paramètres de l'expéditeur ainsi que le texte accompagnant les mails qui seront envoyés au résident ou à son tuteur.

Pour cela, il faut aller dans les paramètres de la structures de la gestion des ressources. Vous cliquez sur modification et au niveau de l'onglet "Mail" vous pourrez codifier ces informations.

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A noter que vous avez la possibilité de personnaliser le texte du mail par les mots clefs suivants :

  • &personne : pour indiquez le nom du résident concerné par la facture
  • &periode : pour indiquez la période concernée

Ainsi le texte mis en exemple donnera dans le corps des mails envoyés : "Vous trouverez ci-joint la facture de MAILLY Josiane pour la période de septembre 2024"

 

Codification des résidents

Pour codifier l'adresse mail du résident ou de son tuteur qui vont recevoir les factures par mail.  il faut indiquer une adresse mail soit au niveau de son état civil (onglet Généralités),

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soit au niveau de son tuteur (onglet Responsable/Tuteur).

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Envoi des factures

L'envoi des factures s'effectue au niveau du module d'édition des contributions qui se trouve dans le chapitre Traitements

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Lorsque vous êtes dans le module d'édition des contributions et si toutes les codifications ont bien été effectuées, vous pouvez cliquer sur le bouton d'envoi par mail des factures situé à droite de l'écran.

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Ce bouton vous ouvre un nouvel onglet et vous liste l'ensemble des résidents qui ont une facture de contribution pour la période choisie dans l'onglet principal et au moins une adresse mail qui aura été codifiée comme indiqué dans le chapitre précédent.

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Cet écran vous permet de sélectionner les factures à envoyer. Le tableau vous indique le nom du résident, la date et l'heure du dernier envoi de la facture par email si celle-ci a déjà été envoyé ou si la facture a été éditée, le numéro de la facture, le montant HT de la facture et les 2 adresses mails qui ont été codifiés.

Si le résident n'apparait pas dans la liste, c'est qu'aucune adresse mail n'aura été trouvée ou qu'il n'a pas de facture pour cette période.

Une fois la sélection des factures à envoyer effectuée, vous pouvez cliquer sur le bouton d'envoi des mails situé à la place de l'impression des factures.

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Ce bouton actionne le traitement de l'envoi par mail. Chaque facture est envoyée aux adresses codifiés au niveau du résident.

 

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