Gestion des bénéficiaires
Fichiers de base > Bénéficiaires
Nous avons la partie "recherche" qui permet de trouver facilement un bénéficiaire.
Pour ajouter un ou plusieurs bénéficiaires, on clique sur le bouton nouveau
En cliquant sur Initialisation depuis la GRH , on a l'option suivant
si on a choisi l'interface paye : seule l'initialisation depuis la GRH est disponible. Par contre, si on a choisi l'interface comptable nous avons la possibilité de créer une nouvelle fiche bénéficiaire.
On peut lancer la recherche par matricule et ou par nom et ensuite filtrer un salarié avec contrat actif ou non et ensuite cliquer sur
Il est autorisé d’associer à une section FP un bénéficiaire d’une autre section GRH mais un message indique la discordance.
Pour insérer un bénéficiaire appartenant à une section différente en GRH il faut connaitre le matricule exact.
dans le cas de l'interface comptable, on peut créer une nouvelle bénéficiaire en cliquant sur "Nouvelle fiche bénéficiaire"
Donc soit, on alimente manuellement les données du bénéficiaires, soit on récupère les informations depuis la GRH et on arrive sur l'écran suivant :
Lorsque l’importation d’une personne est possible, la fiche de création d’un bénéficiaire apparaitra . Certains champs sont initialisés avec les valeurs lues en GRH (adresse, N° Sécu, date de naissance etc.). Les fiches bénéficiaires sont utilisables pour toute l’association (selon les droits utilisateurs).
Dans le second onglet (RIB/Véhicule) de la fiche bénéficiaire (image ci-dessus) il est possible de définir en plus de l'IBAN les informations sur le mode de transport utilisé par la personne. Il est surtout recommandé d’y indiquer l’immatriculation et la cylindrée du véhicule principal du bénéficiaire ainsi que la date d’expiration de l’assurance de ce même véhicule.
L’onglet comptabilité est très important. Il permet de définir le mode de paiement notamment mais également une ventilation spécifique pour la personne donnée.
on alimente le compte comptable pour une comptabilisation individuelle
Un secteur correspond à une entité géographique, il n'est pas obligatoire de le saisir (par défaut la personne sera affectée au secteur 00 de la section créatrice du relevé de frais professionnel.
Le total des ventilations si il y a lieu doit être à 100% pour être valide.
La ventilation permet de ventiler chaque opération du bénéficiaire en secteur et en section. Cette ventilation concerne les journaux, l’historique ainsi que la comptabilité. Bien entendu au moment de la saisie d’une note de frais cette ventilation pourra être omise si l’on veut affecter une variable à une section et un secteur précis.
Après avoir ajouté un bénéficiaire, des actions sont disponibles sur le bénéficiaire :
Nous pouvons saisir des notes rattachées à un bénéficiaire.
Une note importante : qui est disponible au niveau des informations générales du bénéficiaires et qui est visible même si on change d'onglet.
Un onglet Note existe également, cette note est éditable et modifiable.
Nous avons également le dernier Onglet "Relevé automatique"
