Facturation des résidents - Envoi des factures par mail SMTP
Vous avez maintenant la possibilité d'envoyer vos factures par mail.
Codification des structures
Pour ce faire vous devez au préalable codifier un serveur de mail sortant (smtp). Ce serveur est toujours fourni par votre fournisseur d'accès à internet et votre responsable informatique pourra vous indiquer les paramètres à renseigner.
Nous vous conseillons fortement d'utiliser un serveur de type "smtp.office365.com" , port 587.
La codification du serveur mail se fait dans la gestion des structures, au niveau de l'association.
Dans l'arbre des structures, vous devez vous placer au niveau de l'association et cliquez sur le bouton de codification du serveur SMTP.
Un fenêtre de codification apparaît et vous pouvez renseigner les paramètres du serveur. Ce serveur sera le même pour toute l'association
La codification du serveur mail effectué, vous pouvez maintenant codifier pour chaque structures les paramètres de l'expéditeur ainsi que le texte accompagnant les mails qui seront envoyés au client.
Pour cela il faut rester dans la gestion des structures mais au niveau de la structure à codifier (en vert). Vous cliquez sur modification et au niveau de l'onglet "Mail" vous pourrez codifier ces informations.
A noter que vous avez la possibilité de personnaliser le texte du mail par les mots clefs suivants :
- &personne : pour indiquez le nom du résident concerné par la facture
- &periode : pour indiquez la période concernée
Ainsi le texte mis en exemple donnera dans le corps des mails envoyés : "Ci-joint la facture de MAILLY Josiane pour la période de septembre 2022"
Codification des résidents
Pour codifier les adresses mails des résidents qui vont recevoir les factures par mail. il faut indiquer une adresse mail soit directement au niveau de sa fiche (partie état civil),
soit au niveau de l'onglet Intervenant de sa fiche (partie Tutelle)
soit au niveau d'un proche (partie Etat civil) en indiquant qu'il sera réceptionnaire des factures. Attention cependant, seul un proche peut être codifié pour recevoir le mail. Si vous codifiez plusieurs proches de la sorte, seul le premier trouvé par le module d'édition sera pris en compte.
Envoi des factures
L'envoi des factures s'effectue au niveau du module d'édition des factures qui se trouve dans le chapitre Traitements
Lorsque vous êtes dans le module d'édition des factures et si toutes les codifications ont bien été effectuées, vous pouvez cliquer sur le bouton d'envoi par mail des factures.
Ce bouton vous ouvre un nouvel onglet et vous liste l'ensemble des résidents payant qui ont une facture pour la période choisie dans l'onglet principal et au moins une adresse mail qui aura été codifiée comme indiqué dans le chapitre précédent.
Cet écran vous permet de sélectionner les factures à envoyer. Le tableau vous indique le nom du résident, la date et l'heure du dernier envoi de la facture si celle-ci a déjà été envoyé, le numéro de la facture, le montant HT de la facture et les 3 mails qui ont été codifiés.
Si le résident n'apparait pas dans la liste c'est qu'aucune adresse mail aura été trouvé ou qu'il n'a pas de facture pour cette période.
Une fois la sélection des factures à envoyer effectuée, vous pouvez cliquer sur le bouton d'envoi des mails situé à la place de l'impression des factures.
Ce bouton actionnera le traitement de l'envoi par mail. Chaque facture sera envoyé aux adresses codifiés au niveau du résident.