Gestion commerciale
Version 2023.3.0
Contenu de cette mise à jour documenté ci-dessous
-
Divers améliorations
-
Envoi des documents par Email
-
Service Tiers de prestation de l'URSSAF
Divers améliorations
- Possibilité d'obliger la saisie des SIRET clients lors d'une création ou d'une modification.
Il faut pour cela cocher la case à cocher situé dans les paramètres de la structure au niveau de l'onglet Facturation (image écran ci-dessous) - Possibilité de renseigner une adresse email au niveau des représentants
- Possibilité de renseigner automatiquement le commentaire haut de page avec les mentions "Affaire suivie par " suivi du représentant et de son email dans les documents de facturation.
Il faut pour cela cocher la case à cocher situé dans les paramètres de la structure au niveau de l'onglet Facturation (image écran ci-dessous)
Au niveau de la saisie des documents au dessus des lignes de produits, possibilité de saisir un commentaire personnel sur le document. Ce commentaire ne sera jamais repris lors de l'édition du document ou lors d'une extraction.
Envoi des documents par email
Nous avons résolu le problème d'envoi des documents via les smtp utilisant exclusivement le port 587 tel que office365 et orange business.
Vous avez la possibilité de définir l'utilisation de ce port dans les paramètres de l'onglet Dématérialisation des structures
Service Tiers de prestation de l'URSSAF
Vous avez la possibilité d'utiliser les API de service tiers de prestation mis à disposition de l'URSSAF.
Ces API vous permette de transmettre les informations de facturation nécessaire à l'URSSAF pour que le client ne paye que la part qui lui revient récupération de l'impôt déduit. L'URSSAF vous payant quant à elle la totalité de votre facture.
Pour ce faire vous devez au préalable demander à l'URSSAF l'utilisation de ces API pour votre structure en précisant que c'est EIG votre prestataire informatique. Vous recevez alors au bout d'un certain délai 2 codes qui vous permettrons d'utiliser ces services directement depuis la Gestion Commerciale d'EIG.
Vous trouverez toutes les informations concernant ce service en suivant ce lien
https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur-du-secteur-des-service/prestataire/foire-aux-questions/lapi-tiers-de-prestation.html
Ces codes sont à indiquer dans la partie Dématérialisation des paramètres de la structure
puis cliquer sur le bouton Initialiser le fichier URSSAF des communes
Fiche Client
Au niveau des fiches clients acceptant ce mode de paiement, vous devez indiquer et inscrire le client auprès des services de l'URSSAF.
Dans la partie Facturation de la fiche client, vous devez cocher les 2 cases suivantes
Un onglet URSSAF va apparaitre
Cet onglet vous permettra d'accéder et de saisir les informations nécessaire à l'URSSAF pour l'identifier auprès des impôts
Ces informations sont nécessaires pour l'identification de l'URSSAF auprès des impôts, il faut donc les remplir avec le plus de précision possible. Tous les champs sont obligatoires. Certaines informations sont à saisir au travers des listes fournies par l'URSSAF, vous devez donc trouver les bonnes informations dans les listes en vous appuyant sur les informations fiscales fournies par le client.
A noter que certains champs sont grisés car ils sont soit déduis des saisies précédentes, soit issus de ce qui est indiqué dans l'onglet Adresse.
A noter enfin que les coordonnées bancaires du client sont obligatoires. Il faut indiquer en mode de paiement "Virement" et saisir l'IBAN du client sous l'onglet Comptabilité.
Quand tous les champs sont remplis vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrement du client. Ce bouton permet d'envoyer et d'inscrire le client auprès de l'URSSAF pour le tiers payant.
En cas de succès, l'URSSAF nous transmet un identifiant qui sera utilisé lors de la transmission des factures. Cet identifiant est unique et directement enregistré dans la fiche client. Une fois le client inscrit et validé par le client qui va recevoir un mail à cet effet, vous pouvez envoyer des factures datant au plus tôt du lendemain de son inscription.
En cas d'échec le programme vous affiche le message reçu par l'API de l'URSSAF. Il est souvent assez clair pour effectuer les modifications et de réessayer l'enregistrement. Mais en cas d'interrogation vous pouvez consulter ce lien qui répertorie et explique les différents cas d'erreurs.
Vous pouvez également contacter directement l'URSSAF pour le cas particulier qui vous pose problème. Il est inutile de contacter la hotline d'EIG à ce sujet, nos techniciens ne sont pas formés pour répondre à la place des services mis en place par l'URSSAF.
Facturation
Au niveau de la facturation, rien ne change. Vous établissez vos factures soit directement en saisie, soit par abonnement. Le fait de mettre en place cette procédure de paiement ne vous soustrait pas de vos obligations au niveau des factures. L'envoi des factures au client reste donc obligatoire.
Transmission des factures à l'URSSAF
La transmission des factures à l'URSSAF s'effectue en cliquant dans le menu Facturation sur l'icone Transmission à l'URSSAF.
Cet icone vous ouvre une fenêtre vous permettant de gérer les envois et l'historique des factures envoyées à l'URSSAF.
Les icones 
vous permettent de sélectionner / désélectionner les factures à envoyer.
Une fois votre sélection faite, vous pouvez cliquer sur l'icone 
pour envoyer vos factures à l'URSSAF. Le traitement s'effectue directement entre votre serveur et les serveurs de l'URSSAF. En cas d'erreur, le retour du cas d'erreur envoyé par l'URSSAF vous sera affiché.
Dans ce même écran, le bouton 
vous permet de consulter l'historiques des factures envoyées et bien reçues par l'URSSAF
Cet écran vous permet de consulter les différents envois effectués et toutes les factures reçues par l'URSSAF.
Les boutons 
vous permette de comptabiliser les écritures de paiement comme le ferait le traitement de comptabilisation des prélèvements.