Les Emprunts
Introduction
La gestion des emprunts constitue une étape clé du suivi financier. Elle permet non seulement d’assurer le remboursement conforme aux conditions contractuelles, mais aussi de garantir une bonne traçabilité comptable et une intégration correcte dans les annexes budgétaires.
Dans le logiciel, chaque emprunt est créé à travers une fiche dédiée qui centralise l’ensemble des informations nécessaires : les caractéristiques générales, les données comptables, le tableau d’amortissement et, en complément, les champs destinés au suivi budgétaire.
Sur cette page vous allez pouvoir gérer vos emprunts bancaires.
Gestion des prêteurs
Avant toutes choses, il faut créer dans l'application les établissements bancaires (prêteurs). 
Renseignez les informations demandées telles que :
- Le nom de la banque
- L'adresse
- le code banque ou le code BIC
- les contacts
- ainsi que toutes les informations de comptabilisation
- le compte comptable de la banque
- le code de saisie
- le compte d'imputation pour les intérêts des emprunts et dettes.
Création d’un nouvel emprunt
Pour enregistrer un nouvel emprunt, il suffit de cliquer sur le bouton « Nouvel emprunt ». Le logiciel ouvre alors une fiche composée de deux onglets.
Le premier, intitulé Détails de l’emprunt, regroupe toutes les informations permettant de définir les caractéristiques de base. Le second, Tableau d’amortissement, affiche les échéances calculées ou importées, avec le détail des montants en capital et en intérêts.
Dans la partie Informations générales, plusieurs champs doivent être saisis. On commence par indiquer un code unique de huit caractères, puis le prêteur, sélectionné dans une liste ou créé si nécessaire. L’utilisateur saisit ensuite un libellé descriptif ainsi que le montant de l’emprunt.
Le type de taux constitue une donnée essentielle. Trois configurations sont possibles :
-
un taux fixe, qui génère automatiquement un tableau d’amortissement aux mensualités régulières ;
-
un taux variable, qui impose d’importer un tableau au format CSV ;
-
un amortissement constant, où la part de capital remboursée à chaque échéance reste identique.
Il convient également de renseigner la date du contrat, la date de la première échéance, la durée en années et la fréquence des remboursements (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Enfin, une option de verrouillage permet de bloquer toute modification ultérieure de l’emprunt.
Paramétrage comptable
Une fois les informations générales saisies, l’utilisateur doit configurer la partie comptable. Celle-ci détermine comment les échéances seront traduites en écritures.
La première question concerne le statut de l’emprunt : s’agit-il d’un emprunt prévisionnel, utilisé uniquement à titre indicatif, ou d’un emprunt effectif, générant des écritures réelles ? Dans le premier cas, aucune comptabilisation n’est produite.
Lorsque l’emprunt est effectif, plusieurs comptes doivent être associés :
-
un compte bancaire (classe 5), sur lequel sera constaté le paiement global des échéances,
-
un compte d’emprunt (classe 1), qui enregistrera la part de capital remboursé,
-
un compte d’intérêts (classe 6), destiné aux charges financières.
Il est possible, selon les besoins, de recourir à un compte d’attente (classe 18) ou à des comptes auxiliaires pour affiner la ventilation.
Un code de saisie doit également être indiqué afin d’intégrer correctement l’écriture dans le journal de banque. Quant au libellé, il peut être généré automatiquement sous la forme « Emprunt [code] : [libellé] », ou défini manuellement par l’utilisateur pour plus de personnalisation.
Tableau d’amortissement
Le tableau d’amortissement représente le cœur du suivi. Il ventile, pour chaque échéance, la part de capital amorti, les intérêts dus et le solde restant.
-
En taux fixe, le tableau est produit automatiquement, mais peut être ajusté manuellement.
-
En taux variable, le tableau doit être importé depuis un fichier CSV.
-
En amortissement constant, la répartition suit automatiquement la règle définie au départ, mais reste modifiable si nécessaire.
Ce tableau permet à tout moment de vérifier la cohérence entre les remboursements prévus et les écritures générées.
Comptabilisation des échéances
Lorsqu’une échéance survient, le logiciel génère une écriture comptable complète. Celle-ci se décompose généralement en trois mouvements :
-
le crédit du compte bancaire pour le montant total réglé,
-
le débit du compte d’emprunt correspondant à la part de capital,
-
le débit du compte d’intérêts pour la charge financière.
Ce mécanisme garantit que chaque échéance est correctement traduite dans la comptabilité et que le capital restant dû diminue au fil des remboursements.
Reprise d’un emprunt déjà existant
La fonctionnalité de reprise d’emprunt permet d’intégrer dans l’application des emprunts dont certaines échéances ont déjà été comptabilisées.
⚠️ Cette opération nécessite le droit utilisateur « Fonctions avancées ».
Concrètement, l’utilisateur peut choisir de démarrer la comptabilisation automatique à partir d’une échéance donnée. Pour cela, il convient d’abord de renseigner correctement toutes les informations comptables, puis d’activer l’option « Initialiser jusqu’à l’échéance ».
La sélection de la première échéance à comptabiliser entraîne automatiquement le passage des échéances précédentes au statut « initialisée ».
Cette fonction est également utile pour les emprunts ayant fait l’objet d’une ou plusieurs renégociations passées. Dans ce cas, chaque révision peut être reprise et initialisée successivement, à condition qu’aucune comptabilisation n’ait encore été effectuée. Cela permet de maintenir un suivi rigoureux de l’historique de la dette, sans perdre trace des ajustements déjà opérés.
Révision d’un emprunt
La révision d’un emprunt intervient lorsque ses conditions contractuelles doivent être modifiées alors même que le remboursement est en cours.
Les paramètres suivants peuvent être ajustés :
-
le type d’emprunt (intérêts à taux fixe, intérêts à taux variable, amortissement constant),
-
la valeur du taux,
-
la durée de remboursement,
-
la fréquence des échéances,
-
les comptes d’intérêts et d’amortissement.
En revanche, certains éléments restent intangibles et ne peuvent pas être modifiés : le montant initial, le prêteur, le code de saisie et le compte bancaire associé.
Pour qu’une révision puisse être engagée, au moins une échéance doit avoir été comptabilisée ou initialisée. Depuis l’écran de visualisation du tableau d’amortissement, l’utilisateur sélectionne l’emprunt à réviser puis déclenche l’action via le bouton prévu. Une boîte de dialogue précise alors la date de la première échéance non comptabilisée : c’est à partir de cette date que les nouvelles modalités s’appliqueront.
L’écran de paramétrage de la révision reprend automatiquement les caractéristiques de l’emprunt d’origine et permet d’y apporter les modifications souhaitées. Il est aussi possible d’importer un nouveau tableau d’amortissement transmis par l’établissement prêteur.
Après validation, une édition récapitulative présente l’ensemble des changements. L’utilisateur peut alors accepter ou refuser la révision. En cas d’acceptation, l’emprunt révisé est ajouté sous forme de nouvelle entrée dans une arborescence :
-
la racine correspond toujours à la dernière révision en vigueur,
-
chaque feuille représente une révision antérieure, conservée pour consultation et traçabilité.
L’affichage de cette arborescence est paramétrable : il est possible de choisir de masquer les anciennes révisions pour ne visualiser que la plus récente.
Annexes budgétaires
Ce dispositif permet non seulement la comptabilisation de la gestion des emprunts mais il permet aussi de renseigner l’ensemble des feuilles présentes dans les annexes budgétaires.
L'annexe (A6) – emprunts autorisés sera renseignée avec les emprunts en cours sur l’exercice.
Deux options sont possibles, soit :
- Effacement de la liste précédemment initialisé et donc, remplacement de la feuille d’emprunt en fonction de la gestion des emprunts.
- Conservation des emprunts de la liste et modification si nécessaire de façon manuelle du tableau.
Il convient de valider la feuille après initialisation. Les modifications restent néanmoins possible.
La feuille (A7) – emprunts nouveaux sera renseignée avec les emprunts prévisionnels sur l’exercice. Ce mode opératoire est similaire au dispositif de la feuille (A6).
Autorisations configurateur
Les droits suivants peuvent être affectés aux profils de chaque utilisateur :
- Gestion des Préteurs
- Création Emprunt
- Importation tableau amortissement
- Modification données de base
- Modification tableau amortissement : import, révisions
- Visualisation
- Comptabilisation
- Suppression Emprunt
- Fonctions avancées : initialisation de la comptabilisation à l'échéance souhaitée, modification du compte d'intérêts ou de capital en cours de comptabilisation.
- Synthèse : édition de la synthèse des emprunts au niveau établissement ou association