Clôture des CDD en lots
Lorsque l’on a plusieurs centaines de contrats CDD par mois, cela peut être long et fastidieux de saisir, clôturer et éditer les documents de clôture individuellement.
Nous avons donc réalisé plusieurs modules permettant de faciliter ce processus.
Le premier de ces modules a été mis à disposition l’année dernière, dans la mise à jour de juin 2017. Il permet la saisie des CDD « au kilomètre » en proposition de contrats ou en contrat réel, à partir des contrats précédents.
Le deuxième, également disponible depuis la mise à jour de juin 2017, permet la validation en lots des propositions de contrat.
Dans la mise à jour de juin 2018, nous vous proposons deux nouveaux modules, permettant la clôture en lots des CDD, ainsi que les éditions de clôture.
Pour mettre en place ces dispositifs, il était nécessaire de modifier le mode de génération des documents de clôture, qui jusqu’à présent fonctionne avec WORD. Ce mode ne permet pas pré visualiser et éditer l’ensemble des documents de clôture.
Nous avons donc créé notre propre éditeur RTF.
Mise en place
Pour activer le mode éditeur RTF EIG, et ainsi se libérer des contraintes de WORD, il faut aller dans la gestion des structures, niveau association, et décocher la case « Utiliser Word comme éditeur RTF ». Quitter ensuite le programme pour le relancer et activer le nouvel éditeur.
Il peut être ensuite nécessaire de retravailler les différents modèles de documents de clôture. Il faudra faire différents essais de régénération des documents de clôture afin de contrôler le résultat. ATTENTION, si vous avez définit différents modèles pour chaque établissement ou section, il faudra retravailler chacun de ces modèles.
Édition des documents de clôture en lots
Le module permet de sélectionner les documents, les salariés ou les contrats, pour une période donnée, et de les imprimer ou générer un seul document au format PDF.
En ce qui concerne les attestations pôle emploi, le document affiché n’est pas celui retourné par pôle emploi à la suite de l’envoi de l’attestation, il s’agit de notre propre édition. Cela sera le cas dans une version ultérieure.
Pour imprimer l’ensemble des attestations pôle emploi, il est pour le moment encore nécessaire de passer par le module adéquat.
Il n’est pas nécessaire d’utiliser la clôture des CDD en lots pour utiliser ce module.
Les documents de clôture qui ont été généré avec l’éditeur WORD ne sont bien entendu pas disponibles par cet écran. C’est donc le cas pour toutes les périodes antérieures. Il est possible néanmoins d’utiliser le module décrit ci-dessous pour régénérer les documents de clôture.
Régénération des documents de clôture
Ce module, accessible par le menu Traitements/Traitements par lots permet de régénérer les documents de clôture dans le nouveau format Éditeur RTF EIG.
Il peut être nécessaire pour régénérer des documents d’une période antérieure qui auraient été généré en mode WORD. Ou après une modification du modèle de document.
Le module permet de sélectionner les documents, les salariés ou les contrats, pour une période donnée.
Clôture des CDD en lots
La clôture des CDD en lots permet, comme son nom l’indique, de clôturer tous les CDD dont la date de fin prévue se situe dans la période en cours ou antérieurement.
Les traitements réalisés sont :
- La clôture elle-même avec l’enregistrement du motif Fin de contrat CDD.
- Le calcul de paye.
- La génération des documents de clôture : Certificat de travail, Solde de tout compte et BIAF.
- La génération des attestations pôle emploi.
- La génération du virement de clôture.
Il est possible de filtrer la liste par numéro de semaine ou par rang de paiement.
Mais également par toutes les colonnes affichées. Il suffit pour cela de faire un regroupement (Glissez un entête de colonne vers le haut).
Lorsque les contrats sont sélectionnés, cliquez sur le bouton Clôture multiple.
Avant de lancer le traitement, il est possible d’affecter un rang de paiement spécifique aux contrats traités, ainsi qu’une date de paiement.
Par défaut, la liste des contrats proposés est la liste de tous les contrats CDD non clos dont la date de fin prévue est inférieure ou égale à la période en cours.
Il est possible, en cochant la case clôturé, d’afficher les contrats CDD déjà clos dans le mois. Ces contrats sont alors affichés en bleu, et il est possible de relancer le calcul de paye et la génération des documents de clôture.
D’autres contrats seront affichés en rouge : Il s’agit des contrats déjà clos qu’il est impossible de recalculer, soit parce qu’ils sont déjà virés ou bloqués, soit parce qu’ils dépendent d’un autre contrat viré ou bloqué.
Il n’est pas possible dans ce traitement de faire des modifications dans le contrat, de saisir des éléments variables ou des absences. Ces traitements devront être réalisés avant, soit manuellement pour chaque contrat, soit en passant par la gestion des saisies.
De même, si une clôture doit être réalisée pour un autre motif que fin de CDD, il faudra la faire individuellement.
Ajout de la zone matricule dans le certificat de travail et le solde de tout compte
Il est possible d’ajouter le matricule dans les documents de clôture
Bulletin de régularisation
Lorsque l’on crée un bulletin de régularisation, il peut être nécessaire de régénérer le solde de tout compte. Néanmoins, jusqu’à présent, les éléments du bulletin de régularisation n’étaient pas pris en compte (Net à payer, etc…). C’est désormais le cas.