Le paramétrage général
Le paramétrage général
Il se définit d'abord au niveau Association :
Il s'agit du premier bouton du menu "Général" représenté par l'icône
L'option "Paramétrage Section" s'active une fois positionné sur un niveau établissement.
L'initialisation du logiciel commence par les "Paramètres généraux". Quand ceux-ci existe déjà, ils sont affichés par défaut. Il faut utiliser le bouton "Modifier la fiche courante" pour y accéder.
Le numéro d'établissement de référence du plan comptable permet de faire référence à un seul plan comptable pour l'ensemble des comptes utilisés dans ce programme. Pour être utilisé, un compte 21, 28 ou 68 doit exister dans ce plan de référence.
Les différents comptes sont issus de l'ancienne nomenclature comptable M21bis reconduits dans la nomenclature comptable M22bis actuellement en vigueur.
La date des derniers amortissements passés est initialisée au démarrage du logiciel et permet de caler les amortissements déjà réalisés sur un autre logiciel. Il n'y a pas lieu de la modifier SAUF si l'association absorbe de nouvelles structures. Dans ce cas, il convient de la modifier afin de caler les amortissements de ces nouvelles structures avec celles précédemment réalisées.
Les documents numériques permettent d'avoir une Gestion Electronique des Documents (GED) dans les fiches immobilisations. Le chemin d'accès et le nom du répertoire dédié aux immobilisations sont renseignés.
Les paramètres de calcul par défaut
Mode de calcul des amortissements
Il permet d'indiquer à quel moment commence l'amortissement après l'achat et la mise en service du bien. Deux choix sont proposés :
- A partir de la date d'achat. Ce choix est le plus utilisé. Le calcul s'effectue prorata temporis
- En année pleine. Ce choix était utilisé auparavant pour commencer à amortir un bien au 1er janvier de l'année suivant l'achat quelle que soit la date de cet achat. Ce choix est tombé en désuétude y compris chez les financeurs
Automatisation de la numérotation
Les choix proposés sont les suivants :
- Le compteur simple. il commence à 1 puis s'itère de 1 en 1. Attention à ce compteur, il peut être utile de cocher la case "Compléter par des zéros à gauche". Ce qui permet d'avoir un ordre 0000000001, 0000000002, 0000000003, etc. Si le complément par les zéros n'est pas coché, la numérotation est alors 1, 11, 111, 2, 20, 21, 3, etc.
- L'année (sur 2 caractères et le mois d'achat + 1 compteur. Ainsi, la première immobilisation acquise en avril 2025 est numérotée 2504000001
- Les 4 premiers chiffres du numéro de compte d'immobilisation + 1 compteur. Ainsi, les véhicules de transport sont numérotés 2182000001, 2182000002, etc.
- L'année d'achat sur 4 caractères + 1 compteur. Ainsi le premier achat de 2025 est numéroté 2025000001 puis 2025000002, etc.
- Libre. En effet, ce mode permet à l'utilisateur de gérer sa propre numérotation y compris avec des lettres
La numérotation automatiques des fiches s'effectue sur 10 caractères.
Quel que soit le choix adopté, il est commun à toutes les structures. Mais la numérotation est individuelle par section. Ainsi, dans chaque cas précédemment énuméré :
- Compteur simple, chaque section a une immobilisation 0000000001
- Année + Mois + Compteur, chaque section peut avoir une immobilisation 2504000001
- Numéro de compte + Compteur, chaque section a une immobilisation 2182000001
- Année + Compteur, chaque section a une immobilisation 2025000001
Particularité du logiciel EIG
Il n'est pas possible dans EIG d'effectuer de cession, réforme (mise au rebut) ou transfert vers une autre structure, partiel. Donc à partir d'une fiche d'immobilisation, il faut procéder à la notion "d'éclatement" mais si la numérotation est automatique, il peut être difficile de suivre les fiches immobilisations entre un numéro initial et de nouveaux numéros créés par cette manipulation.
Pour plus d'informations à ce sujet, se référer à l'adresse :
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-immobilisations/page/eclater-une-immobilisation
Génération des écritures comptables
Cochée, cette case permet de générer automatiquement les amortissements, dotation, écritures de sortie dans la comptabilité. Non cochée, il faut les saisir manuellement dans la comptabilité.
Gestion des provisions mensuelles
Si cette case n'est pas cochée, le programme passe une écriture annuelle de dotation en décembre.
Si elle est cochée, le programme passe un douzième (12ème) de dotation mensuellement appelé provision. Ainsi pour une dotation annuelle de 1300 euros, le programme passe 1300 / 12 = 108,33 euros de janvier à novembre et le solde soit 1300 - (108,33 * 11 = 1191,63) = 108,37 euros en décembre. Cette option est de plus en plus pratiquée surtout par les structures en CPOM qui sont dans l'obligation de pratiquer l'EPRD et l'ERRD.
De plus en plus, les suivis budgétaires, en cours d'année, s'effectuent mensuellement. Y compris pour les comptes 68 de dotations aux amortissements. Si le budget est suivi mensuellement, il faut que le réalisé soit adapté.
Comptabilisation des provisions dans les comptes d'amortissement
La question des provisions mensuelles s'accompagne d'une autre question, faut-il comptabiliser les 11 mois de provisions dans le compte d'amortissement lié au compte d'immobilisation ou dans un compte d'attente qu'il faut solder en décembre pour passer le montant total dans le compte d'amortissement ?
Il fut un temps où des responsables comptables d'association ou leurs interlocuteurs de cabinet comptable ne voulaient pas voir 12 lignes dans un compte d'amortissement.
Nous avions donc créé un compte d'attente de provisions qui recevaient les écritures de janvier à novembre et qui se soldait automatiquement en décembre pour alimenter le compte d'amortissement avec le montant global de la dotation.
A notre époque, cela ne choque pas d'avoir 12 lignes d'écritures dans un compte 28. Ce qui fait que la codification n'est quasiment plus utilisée. Néanmoins, elle reste présente et permet de codifier un compte unique qui est repris dans chaque section.
Utilisation des paramètres de calculs par défaut
Cette case, cochée par défaut, est reprise automatiquement lors de l'activation d'un nouvel établissement. Si elle est décochée à ce niveau, cela permet à chaque établissement d'avoir un paramétrage indépendant.
Utilisation des types d'immobilisations association
Les types d'immobilisations correspondent aux schémas comptables des d'immobilisations. Il est possible de les définir au niveau association pour l'intégralité des établissements et donc garantit l'utilisation des mêmes comptes par tous.
Si cette case est décochée ici, cela permet à chaque établissement de gérer des comptes d'immobilisations, amortissements et dotations différents. Ce qui peut générer des difficultés lors des consolidations.
Pour plus d'informations sur les types d'immobilisations, se référer à la page :
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/immobilisations/page/les-types-dimmobilisations