La fiche d'immobilisation
Introduction
Une fois le paramétrage établi, celui-ci ne varie pratiquement jamais.
C'est la fiche d'immobilisation qui devient le point central du logiciel. Par sa création, tous les éléments sont générés pour l'exploitation du logiciel et des données.
Le portail d'accueil
L'onglet "Général"
Code immobilisation : en fonction de la numérotation définie dans les paramètres généraux, cette zone s'alimente différemment :
- Numérotation libre : saisie obligatoire. Il n'est pas possible de saisir le reste des informations si le code n'est pas saisi
- Numérotation automatique, compteur : le code est initialisé dès la création de la fiche
- Numérotation automatique, année + mois d'achat + compteur ou année d'achat + compteur : le code est initialisé une fois la zone "Date d'achat" saisie
- Numéro de compte + compteur.: le code est initialisé une fois le type d'immobilisation attribué
Une fois attribué, ce numéro ne peut pas être modifié.
Type d'immobilisation : les numéros de comptes sont affichés mais ne peuvent pas être modifiés. En revanche, le type d'amoritssement et la durée sont également affichés mais peuvent être modifiés
Subventionnée : ne jamais cocher cette case. Lors de la refonte de la version dos, nous avons été induits en erreur par rapport à ce mode. Il ne correspond pas aux immobilisations qui nécessitent un type précis d'écritures
Date d'achat : par défaut, c'est la date du jour qui est proposée
Taux et Coefficient : ces deux zones sont initialisées à partir du type d'amortissement et de la durée et ne sont pas modifiables
Valeur d'achat : la valeur zéro n'est pas autorisée
Début d'amortissement : elle est initialisée à partir de la date d'achat et en fonction des paramètres généraux. Pour les amortissements en année pleine, elle n'est pas modifiable
Amortissements antérieurs : cette zone est à saisir en cas de démarrage d'un nouveau client et de reprise manuelle des immobilisations
Une fois toutes ces informations saisies, l'onglet "Amortissements" est généré.
Ventilations : cette saisie dépend du paramétrage de la comptabilité générale.
Pour plus d'informations sur ce paramétrage, se référer à la page wiki : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-immobilisations/page/parametrer-la-comptabilite-generale-en-lien-avec-les-immobilisations
Lors de la création d'une fiche, le choix est positionné sur l'option "Pas de ventilations".
Lorsque le pointeur est positionné sur "Analytiques" ou "Générales", le sous-onglet "Ventilations" est activé.
La zone "Clé de répartition" permet de sélectionner une ventilation générale présente en comptabilité. Ce qui évite de la ressaisir :
Le fait de sélectionner une clé de répartition de la comptabilité générale désactive l'onglet "Ventilations". Il n'est plus possible d'affecter de codification analytique sauf si la ventilation générale en contient une qui serait alors appliquée par défaut aux écritures d'immobilisations.
Commentaire : il s'agit d'une zone de texte libre pour y saisir des informations complémentaires. Cette zone n'est visible qu'à l'écran. Elle n'est pas reprise lors de l'édition des fiches d'immobilisations".
L'onglet "Lieux"
Il s'agit de géolocaliser le bien en fonction du nombre de lieux définis dans les paramètres de la section.
Exemple de saisie sur 3 niveaux de lieux :
Par défaut, la saisie se positionne toujours sur la saisie du lieu de niveau 1. Mais pour les niveaux 2 et 3, il est possible d'ouvrir le + devant chaque niveau pour sélectionner le lieu final et de valider le V vert. Le programme se charge de remplir les lieux. Si des adresses y sont liées, celles-ci sont affichées.
Cette saisie est facultavie.
L'onglet "Contrats"
Il permet de saisir les informations liées à :
- L'achat du bien
- Sa manitenance
- Son assurance
Fournisseur
Il est possible de saisir le numéro de facture fournisseur dans la zone prévue à cet effet. Dans le cas présenté ici, le nom du fournisseur est saisi manuellement. Il n'a pas été codifié dans les adresses.
Assurance
L'organisme est codifié dans les adresses. C'est donc la "Clé" qui est recherchée. La liste des assureurs est affichée pour sélection :
Maintenance
L'organisme est codifié dans les adresses. C'est donc la "Clé" qui est recherchée. La liste des prestataires de service est affichée pour sélection :
L'onglet "Amortissements"
Comme il est stipulé dans le paragraphe consacré à l'onglet "Général", cet onlget est initialisé quand l'onglet "Général" est saisi. Il présente les amortissements année par année et si la structure a choisi la génération d'écritures mensuelles, chaque année est décomposée en mois :
L'onglet "Ventilations"
Son activation est décrite dans le chapitre consacré à l'onglet "Général".
Les actions sont gérées par les boutons de la colonne de droite.
La création
La base de répartition est initialisée à 100 pour travailler en pourcentage. Il est possible de la modifier pour travailler selon une autre base. Les ventilations consistent à des règles de trois. A la fin de la saisie, le total réparti doit être égal à la base de répartition.
L'activation de la création de ligne propose le choix :
La ventilation générale
Le programme ouvre la fenêtre ci-dessous. Par défaut, c'est la section sélectionnée qui est reprise à 100% :
La modification de la section comptable s'effectue par le bouton en forme de flèche noire à droite du nom de la section. Actionné, il propose l'organigramme de la structure en fonction des autorisations décrites en comptablité :
Pour sélectionner une section, il faut effectuer un double-clic sur celle-ci, puis, éventuellement, modifier la répartition. La validation de la ligne s'effectue par le V vert.
Le total réparti est égal à la base de répartition :
La ventilation analytique
Pour affecter un code analytique ou une clé de répartition analytique, à partir de l'écran de création, il faut d'abord définir le traitement analytique considéré. Il faut cocher la ventillation générale à laquelle appliquer le traitement puis cliquer sur le bouton de création de ligne pour choisir la ligne "Traitement analytique". Le programme sélectionne le 1er traitement analytique présent en comptabilité qu'il est possible de modifier par la flèche noire qui descend à droite de la sélection :
La validation du traitement s'effectue par le V vert.
La présentation est modifiée. Devant la ligne, figure un + indiquant qu'il existe une autre ventilation.
En cliquant sur le + pour dérouler le contenu, nous obtenons le détail :
Il faut ensuite renseigner le code ou la ventilation analytique en cliquant une nouvelle fois sur le bouton de création de ligne puis sur le choix "Ventilation / Code analytique" pour obtenir le cadre de saisie :
La recherche des ventilations ou codes s'effectue par la flèche noire qui descend à droite de la case de sélection.
Dans notre cas, nous n'avons que des codes analytiques. En cliquant sur la flèche noire, nous obtenons la liste des codes présents :
Il faut effectuer un double-clic sur le code concerné puis valider la saisie par le V vert. L'affichage final est ajusté en conséquence :
Il faut valider la création de la fiche par le V vert.
Les cessions, réformes (mises au rebut), transferts et éclatement s'effectuent par la fiche d'immobilisaton. Pour ne pas surcharger la page de la fiche, ces manipulations sont présentées dans le chapitre "Traitements"