La fiche d'immobilisation
Cette fiche d'immobilisation est le point central du logiciel. Par sa création, tous les éléments sont générés pour l'exploitation du logiciel et des données.
La page d'accueil
Dans l'applicatif, cliquez sur Fichier de base > Gestion des Immobilisations.
Sur cette écran vous verrez apparaitre les listes des immobilisations de la section choisie. Ce tableau comporte plusieurs colonnes :
- Le n° de l'immobilisation
- La désignation
- La quantité
- La date d'achat
- La valeur du bien
- Le compte d'immobilisation
- Le type d'immo.
- etc.
En cliquant sur les En-têtes de colonne, un tri croissant / décroissant se fait automatiquement. Vous avez la possibilité également de déplacer l'en-tête de colonne dans la zone grise juste au dessus afin de regrouper la colonne choisie.
Par exemple : si vous déplacez la colonne "Compte d'Immobilisation.", vous obtiendrez à l'écran l'affichage de chaque compte d'immobilisation utilisé avec un regroupement, en cliquant sur les "+" à gauche vous développez les immobilisations correspondantes au compte choisi.
En bas de la page vous trouverez 4 cases à cocher correspondantes aux :
- Cession(s).
- Transfert(s).
- Réforme(s).
- Eclatements.
Par défaut, le programme n'affiche pas les biens cédés, transférés, réformés et éclatés. Pour les faire apparaitre, il vous suffit de cocher la ou les cases souhaitées.
C'est à partir de cette page que vous allez pouvoir créer une nouvelle fiche d'immobilisation. Ou dupliquer une fiche existante. Et enfin modifier une fiche.
L'onglet "Général"
Code immobilisation : en fonction de la numérotation définie dans les paramètres généraux, cette zone s'alimente différemment :
- Numérotation libre : saisie obligatoire. Il n'est pas possible de saisir le reste des informations si le code n'est pas saisi
- Numérotation automatique, compteur : le code est initialisé dès la création de la fiche
- Numérotation automatique, année + mois d'achat + compteur ou année d'achat + compteur : le code est initialisé une fois la zone "Date d'achat" saisie
- Numéro de compte + compteur.: le code est initialisé une fois le type d'immobilisation attribué
Une fois attribué, ce numéro ne peut pas être modifié.
Type d'immobilisation : les numéros de comptes sont affichés mais ne peuvent pas être modifiés. En revanche, le type d'amortissement et la durée sont également affichés mais peuvent être modifiés
Subventionnée : cocher cette case aura pour conséquence de ne pas prendre en compte ce bien dans le calcul des amortissements ; dans le tableau de contrôle et dans le plan d'amortissement. L'immobilisation subventionnée n'apparaitra que dans la liste des Immobilisations.
Date d'achat : par défaut, c'est la date du jour qui est proposée.
Taux et Coefficient : ces deux zones sont initialisées à partir du type d'amortissement et de la durée. Ils ne sont pas modifiables.
Valeur d'achat : la valeur zéro n'est pas autorisée.
Début d'amortissement : elle est initialisée à partir de la date d'achat ou en année pleine, en fonction du paramétrage choisi. Cette zone est modifiable à la saisie.
Amortissements antérieurs : cette zone est à saisir lorsque vous ajoutez une immobilisation dont l'amortissement à déjà commencé sur une ou plusieurs années antérieurs.
Une fois toutes ces informations saisies, l'onglet "Amortissements" est généré.
Ventilations : c'est dans cet espace que vous allez pouvoir choisir de mettre ou non une ventilation générale, analytique ; ou une clé de répartition (clé existante en comptabilité).
Lors de la création d'une fiche, le choix est positionné sur l'option "Pas de ventilations".
Lorsque le pointeur est positionné sur "Analytiques" ou "Générales", le sous onglet "Ventilations" est activé.
La zone "Clé de répartition" permet de sélectionner une ventilation générale présente en comptabilité.
Le fait de sélectionner une clé de répartition de la comptabilité générale désactive l'onglet "Ventilations". Il n'est plus possible d'affecter de codification analytique sauf si la ventilation générale en contient une qui serait alors appliquée par défaut aux écritures d'immobilisations.
Commentaire : il s'agit d'une zone de texte libre pour y saisir des informations complémentaires. Cette zone n'est visible qu'à l'écran. Elle n'est pas reprise lors de l'édition des fiches d'immobilisations".
L'onglet "Lieux"
Pour plus d'informations sur les lieux, merci de suivre ce lien : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/immobilisations/page/les-lieux-geographiques.
L'onglet "Contrats"
Cet onglet vous permet de récupérer les informations paramétrées dans les adresses.
Pour plus d'information sur les adresses, merci de suivre le lien : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/immobilisations/page/les-adresses.
L'onglet "Amortissements"
Cet onglet est initialisé automatiquement lors de la création d'une fiche d'Immobilisation. Il présente les amortissements année par année.
Si la structure a choisi la génération d'écritures mensuelles, chaque année est décomposée en mois.
L'onglet "Ventilations"
Lorsque vous cliquez dans la fiche immobilisation sur la partie ventilation, soit "générales", soit "analytiques", l'onglet ventilations vient se placer en haut de la page.
Il vous sera possible dans cet onglet d'affecter une ventilation générale et/ou une ventilation analytique.
cliquez sur la page blanche sur la droite de la page pour accéder aux ventilations.
La ventilation générale :
Vous permettra lors de la comptabilisation des dotations aux amortissements de pouvoir ventiler cette dotation selon les critères de ventilation établis dans chaque fiche. Choisir une base de répartition et ensuite choisir la ventilation souhaiter. Il faudra au final, que le total des ventilations soit égale à la base de répartition choisie initialement.
Il sera nécessaire de vérifier qu'il existe bien une inter structure en comptabilité afin de pouvoir faire cette ventilation générale.
En effet si cette inter structure n'existe pas dans l'application comptabilité, le choix de ventilation générale sera limité aux inter structures existantes.
Le traitement analytique et/ou la ventilation analytique :
ATTENTION ! Si vous souhaitez affecter un traitement analytique ou une ventilation analytique, il faudra s'assurer que le traitement et/ou la ventilation analytique soit déjà créer en comptabilité.
En effet ici nous parlons d'affectation à un traitement ou à une ventilation analytique et non a sa création.
Pour plus de renseignement sur la création de traitement ou de ventilation analytique, merci de suivre ce lien : https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/comptabilite/page/traitements-analytiques.
Les cessions ; Réformes ; Transferts et éclatement
Les cessions, réformes (mises au rebut), transferts et éclatement s'effectuent par la fiche d'immobilisation. Pour ne pas surcharger la page de la fiche, ces manipulations sont présentées dans le chapitre "Traitements" sous l'appellation "Sorties". Pour plus d'informations à ce sujet, se référer à la page https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/immobilisations/page/les-sorties.
Icône éclatement.
Icône Cession ; Réforme ; Transfert.
Modification de la durée de l'amortissement
Icône Modification de la durée de l'amortissement.
A l'aide de ce bouton vous aurez la possibilité de faire une modification de la durée d'une immobilisation. Dans cette page vous allez renseignez éventuellement le nouveau montant à amortir au 1er janvier de l'année en cours, et la nouvelle durée d'amortissement en année et en mois.
Le logiciel va annuler les dotations et les amortissements de l'année en cours, viendra ensuite modifier la fiche d'immobilisation dans la durée, ainsi que le recalcul du tableau d'amortissement en fonction des données modifiées.
Il conviendra de refaire la comptabilisation annuelle ou sur tous les mois de l'année (si vous êtes en provisions mensuelles).