Saisie des écritures
Les icônes et leur utilité.
Sur l'écran de saisie plusieurs icônes sont disponibles :
Modification du numéro de pièce (uniquement en code de saisie pièce).
Accès à la GED (Gestion électronique des documents).
Passer en mode lettrage pour le compte en cours.
Annule les saisies de la ligne en cours.
Supprime la ligne en cours.
Ajout d'une ligne à votre saisie.
Annule les saisie dans la pièce active.
Modifier la pièce affichée.
Créer une nouvelle pièce.
Liste des pièces de la session.
Générer les charges constatées d'avances ou produits constatés d'avances.
Valider la pièce en saisie.
Saisie en mode bordereau
Afin de pouvoir saisir vos écritures en mode bordereau, il convient de vérifier que vous ayez bien un journal avec un code de saisie de type Standard avec un masque de saisie "Bordereau standard".
Si cela n'est pas le cas, veuillez suivre le lien suivant pour en créer un : les codes journaux et codes de saisies
La saisie sera disponible à partir du menu :
Gestion de la comptabilité ->Saisie des écritures.
Choisissez votre mois de saisie ainsi que le code de saisie en mode bordereau (voir ci dessus).
Selon le paramétrage de ce code de saisie un numéro de folio vous sera demandé ou se remplira automatiquement en fonction du paramétrage du code journal ou du code de saisie (voir le lien ci-dessus : les codes journaux et codes de saisie).
Cliquez sur l'icône "Créer" pour ouvrir la page de saisie, une première ligne d'écriture s'affiche avec des cases à remplir.
- Jour = renseigné la date (jour de votre écriture) sachant que le mois de saisi a déjà été sélectionné précédemment.
- IS = cette case à deux rôles :
- F4 pour choisir une ventilation. Le remplissage d'une ventilation peux être paramétré par défaut de le plan comptable. Pour plus d'info vous pouvez suivre ce lien : le plan comptable
- F7 pour choisir une inter structure. Pour le paramétrage des inter structures veillez suivre ce lien : inter structure
- Compte = renseigner le compte comptable à mouvementer.
- F7 pour choisir dans la liste du plan comptable.
- F6 pour faire le choix d'une classe ou des comptes centralisateurs (par exemple : ouverture de la liste des fournisseurs ou des clients).
- Contrepartie = renseigner le compte de contrepartie à mouvementer.
- idem que pour le compte.
- Débit - Crédit = renseigner la somme à mouvementer soit au débit du compte, soit au crédit.
- Fac fourn. = Renseigner le numéro de facture. Cette case s'affiche uniquement si le paramétrage dans le journal à été coché suivre ce lien : les codes journaux et codes de saisies
- . Cette information peut revêtir un caractère obligatoire cette option est sélectionnable dans les paramètres de saisie, suivre ce lien : les paramètres des éditions des saisies
- Libellé = renseigner le libellé souhaité.
- Stat1 ; Stat2 ; Stat3 = Ces cases s'affichent en fonctions des traitements analytiques mis en place dans votre structure. Pour plus d'information suivre le lien suivant : traitements analytiques
- F4 pour choisir dans la liste des ventilations analytiques (s'il en existent).
- F7 pour choisir dans la liste du traitement analytique le code que vous souhaitez.
- Ana. = Dans le cas ou vous avez plus de trois traitements analytiques, ce bouton remplacera les cases Stat1 ; Stat2 … En appuyant sur ce bouton tous les traitements analytiques disponibles s'afficheront dans une page annexe.
- Échéance = Renseigner l'échéance pour cette écriture. Cette information peut être remplie automatiquement en fonction du paramétrage choisi dans les comptes tiers ou auxiliaires du plan comptable (dans l'onglet "Règlement").
- Code TVA = Renseigner le code de TVA défini dans la gestion de la TVA.
Une fois cette première ligne renseignée validez pour faire apparaitre la deuxième ligne.
Sur cette deuxième ligne le curseur positionné sur le jour… Appuyez sur (F9) reprendra la ligne précédente afin d'automatiser celle-ci.
A noter : Si le compte de contrepartie n'a pas été renseigné sur la première ligne de votre écriture, cette option F9 d'automatisme ne sera pas possible.
Vous pouvez ainsi en bordereau continuer votre saisie avec d'autres écritures sur le même folio. Le nombre de ligne du folio étant paramétrable dans le code de saisie (par défaut il est fixé à 30 lignes ; il peut être modifié pour atteindre un nombre de ligne pouvant aller jusqu'à 90 lignes).
Saisie en mode pièce
Afin de pouvoir saisir vos écritures en mode pièce, il convient de vérifier que vous ayez bien un journal avec un code de saisie de type Standard avec un masque de saisie "Pièce".
Si cela n'est pas le cas, veuillez suivre le lien suivant pour en créer un : les codes journaux et codes de saisies
La saisie sera disponible à partir du menu :
Gestion de la comptabilité ->Saisie des écritures.
Choisissez votre mois de saisie ainsi que le code de saisie en mode pièce.
Selon le paramétrage de ce code de saisie un numéro de pièce vous sera demandé ou se remplira automatiquement en fonction du paramétrage du code journal ou du code de saisie (voir le lien ci-dessus : les codes journaux et codes de saisie).
La date de la pièce sera également à renseigner, par défaut la date du jour vous sera proposé.
Cliquez sur l'icône "Créer" pour ouvrir la page de saisie, une première ligne d'écriture s'affiche avec des cases à remplir.
Les cases à remplir sont identiques que pour le mode bordereau.
La différence notable entre le mode bordereau et le mode pièce réside dans le fait qu'en mode pièce chaque écriture équilibrée (même montant au débit qu'au crédit) doit être validée.
Une fois cette pièce validée, nous pouvons procéder à la création d'une nouvelle pièce avec un nouveau n° de pièce.
Chaque pièce validée reste consultable et modifiable sur l'écran de saisie. En effet chaque pièce créée un onglet sur lequel nous pouvons revenir.