Paramètres généraux

Les paramétrages généraux  se définissent au niveau Association. vous retrouverez une boite de dialogue divisé en deux parties. Lors de la première connexion, il sera nécessaire de paramétrer la à partir de la page blanche. Pour modifier une codification existante, le paramétrage est accessible depuis le crayon. 

• Paramétrage association : Ces paramètres s'appliqueront sur toutes les sections de tous les établissements. 
  • Numéro d'établissement référence plan comptable : le plan comptable utilisé pour les immobilisations sera celui de l'établissement renseigné ici.  
  • Compte de créance sur cession d'immobilisation : permet la comptabilisation lors d'un cession
  • Compte valeur comptable des éléments d'actifs : permet la comptabilisation d'une perte lors d'une cession
  • Comptes produit de cession des éléments d'actifs : permet la comptabilisation d'un excèdent lors d'une cession 
  • Compte provision pour dépréciation exceptionnelle : permet la comptabilisation lors d'un amortissement exceptionnel.
  • Date du dernier amortissements passés : permet au logiciel de pas tenir compte des dotations antérieurs a cette date. Aucune dotation ne pourra comptabilisé avant cette date .
  • Documents numériques : renseigne le chemin où sera stocké les documents GED. Pour l'enregistrement numérique d'une facture sur le serveur, il est nécessaire d'activer au préalable la GED. L'activation du serveur GED, vous proposera un transfert des anciens documents numériques vers ce serveur. Ce traitement doit être valider. 

• Paramétrage par défaut des établissements
  • Mode calcul des amortissements
    • A partir de la date d'achat : la dotation sera calculée à partir de la date saisie en date d'achat en respectant le prorata temporis.
    • Année pleine : la dotation sera calculée à partir du 01/01/N+1
  • Automatisation de la numérotation 
    • Codification libre : l'utilisateur choisi son numéro.
    • Compteur : le programme alimente la numérotation des bien au fur et mesure des acquisitions selon un compteur.
    • Année + mois d'achat + compteur : le programme constitue le numéro du bien en fonction des 4 chiffres de l'année puis il renseigne le mois sur deux chiffres puis il complète la numérotation selon un compteur. 
    • 4 1er chiffres du numéro de compte + compteur : le programme constitue le numéro du bien en fonction des 4 premiers chiffres de comptes d'immobilisation puis en y associant un compteur 
    • Année + compteur : Le programme constitue le numéro du bien en fonction des 4 chiffres de l'année suivi d'un  compteur.
  • Compléter le numéro d'immobilisation par des zéros à gauche : 
  • Génération des écritures comptable : permet la comptabilisation des opérations liées aux immobilisations (Dotations aux amortissements, cessions etc...). Les dotations se comptabilisent au 31/12 de chaque année. Cependant, le programme vous propose une comptabilisation mensuelle. Dans ce cas, optez pour "Gestion des provisions mensuelles et choisissez entre : 
    
    • Comptabilisation des provisions dans les comptes d'amortissements.
    • Compte d'attente de provision par défaut : renseignez le compte souhaitez.
  • Utilisation des paramètres de calculs par défaut : cette coche permet d'interdire les modifications de paramétrages à l'ouverture de l'applicatif pour un établissment.
  • Utilisation des types d'immobilisations association : cette coche vous permet d'utiliser une liste de types d'immobilisation pour toute l'association. Dans le cas contraire (non coché) chaque établissement aura sa propre liste.

 

 

 

Il s'agit du premier bouton du menu "Général" représenté par l'icône

L'option "Paramétrage Section" s'active une fois positionné sur un niveau établissement.

L'initialisation du logiciel commence par les "Paramètres généraux". Quand ceux-ci existe déjà, ils sont affichés par défaut. Il faut utiliser le bouton "Modifier la fiche courante" pour y accéder.

Le numéro d'établissement de référence du plan comptable permet de faire référence à un seul plan comptable pour l'ensemble des comptes utilisés dans ce programme. Pour être utilisé, un compte 21, 28 ou 68 doit exister dans ce plan de référence.

Les différents comptes sont issus de l'ancienne nomenclature comptable M21bis reconduits dans la nomenclature comptable M22bis actuellement en vigueur.

La date des derniers amortissements passés est initialisée au démarrage du logiciel et permet de caler les amortissements déjà réalisés sur  un autre logiciel. Il n'y a pas lieu de la modifier SAUF si l'association absorbe de nouvelles structures. Dans ce cas, il convient de la modifier afin de caler les amortissements de ces nouvelles structures avec celles précédemment réalisées.

Les documents numériques permettent d'avoir une Gestion Electronique des Documents (GED) dans les fiches immobilisations. Le chemin d'accès et le nom du répertoire dédié aux immobilisations sont renseignés.

Les paramètres de calcul par défaut

Mode de calcul des amortissements

Il permet d'indiquer à quel moment commence l'amortissement après l'achat et la mise en service du bien. Deux choix sont proposés :

• A partir de la date d'achat. Ce choix est le plus utilisé. Le calcul s'effectue prorata temporis
• En année pleine. Ce choix était utilisé auparavant pour commencer à amortir un bien au 1er janvier de l'année suivant l'achat quelle que soit la date de cet achat. Ce choix est tombé en désuétude y compris chez les financeurs

Automatisation de la numérotation

Les choix proposés sont les suivants :

• Le compteur simple. il commence à 1 puis s'itère de 1 en 1. Attention à ce compteur, il peut être utile de cocher la case "Compléter par des zéros à gauche". Ce qui permet d'avoir un ordre 0000000001, 0000000002, 0000000003, etc. Si le complément par les zéros n'est pas coché, la numérotation est alors 1, 11, 111, 2, 20, 21, 3, etc.
•  L'année (sur 2 caractères et le mois d'achat + 1 compteur. Ainsi, la première immobilisation acquise en avril 2025 est numérotée 2504000001
• Les 4 premiers chiffres du numéro de compte d'immobilisation + 1 compteur. Ainsi, les véhicules de transport sont numérotés 2182000001, 2182000002, etc.
• L'année d'achat sur 4 caractères + 1 compteur. Ainsi le premier achat de 2025 est numéroté 2025000001 puis 2025000002, etc.
• Libre. En effet, ce mode permet à l'utilisateur de gérer sa propre numérotation y compris avec des lettres

La numérotation automatiques des fiches s'effectue sur 10 caractères. 

Quel que soit le choix adopté, il est commun à toutes les structures. Mais la numérotation est individuelle par section. Ainsi, dans chaque cas précédemment énuméré :

• Compteur simple, chaque section a une immobilisation 0000000001
• Année + Mois + Compteur, chaque section peut avoir une immobilisation 2504000001 
• Numéro de compte + Compteur, chaque section a une immobilisation 2182000001
• Année + Compteur, chaque section a une immobilisation 2025000001

Particularité du logiciel EIG

Il n'est pas possible dans EIG d'effectuer de cession, réforme (mise au rebut) ou transfert vers une autre structure, partiel. Donc à partir d'une fiche d'immobilisation, il faut procéder à la notion "d'éclatement" mais si la numérotation est automatique, il peut être difficile de suivre les fiches immobilisations entre un numéro initial et de nouveaux numéros créés par cette manipulation.

Pour plus d'informations à ce sujet, se référer à l'adresse :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-immobilisations/page/eclater-une-immobilisation

Génération des écritures comptables

Cochée, cette case permet de générer automatiquement les amortissements, dotation, écritures de sortie dans la comptabilité. Non cochée, il faut les saisir manuellement dans la comptabilité.

Gestion des provisions mensuelles

Si cette case n'est pas cochée, le programme passe une écriture annuelle de dotation en décembre. 

Si elle est cochée, le programme passe un douzième (12ème) de dotation mensuellement appelé provision. Ainsi pour une dotation annuelle de 1300 euros, le programme passe 1300 / 12 = 108,33 euros de janvier à novembre et le solde soit 1300 - (108,33 * 11 = 1191,63) = 108,37 euros en décembre. Cette option est de plus en plus pratiquée surtout par les structures en CPOM qui sont dans l'obligation de pratiquer l'EPRD et l'ERRD.

De plus en plus, les suivis budgétaires, en cours d'année, s'effectuent mensuellement. Y compris pour les comptes 68 de dotations aux amortissements. Si le budget est suivi mensuellement, il faut que le réalisé soit adapté.

Comptabilisation des provisions dans les comptes d'amortissement

La question des provisions mensuelles s'accompagne d'une autre question, faut-il comptabiliser les 11 mois de provisions dans le compte d'amortissement lié au compte d'immobilisation ou dans un compte d'attente qu'il faut solder en décembre pour passer le montant total dans le compte d'amortissement ?

Il fut un temps où des responsables comptables d'association ou leurs interlocuteurs de cabinet comptable ne voulaient pas voir 12 lignes dans un compte d'amortissement. 

Nous avions donc créé un compte d'attente de provisions qui recevaient les écritures de janvier à novembre et qui se soldait automatiquement en décembre pour alimenter le compte d'amortissement  avec le montant global de la dotation.

A notre époque, cela ne choque pas d'avoir 12 lignes d'écritures dans un compte 28. Ce qui fait que la codification n'est quasiment plus utilisée. Néanmoins, elle reste présente et permet de codifier un compte unique qui est repris dans chaque section.

Utilisation des paramètres de calculs par défaut

Cette case, cochée par défaut, est reprise automatiquement lors de l'activation d'un nouvel établissement.  Si elle est décochée à ce niveau, cela permet à chaque établissement d'avoir un paramétrage indépendant.

Utilisation des types d'immobilisations association

Les types d'immobilisations correspondent aux schémas comptables des d'immobilisations. Il est possible de les définir au niveau association pour l'intégralité des établissements et donc garantit l'utilisation des mêmes comptes par tous.

Si cette case est décochée ici, cela permet à chaque établissement de gérer des comptes d'immobilisations, amortissements et dotations différents. Ce qui peut générer des difficultés lors des consolidations.

Pour plus d'informations sur les types d'immobilisations, se référer à la page :

https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/immobilisations/page/les-types-dimmobilisations