Ouvrir un nouvel exercice - TCR
Rappel
On ne peut travailler que sur 2 exercices ouverts. Pour ouvrir l’exercice N, il faut obligatoirement que l’exercice N-2 soit clos. Si ce n’est pas le cas, il convient de commencer par la clôture et la reprise des à-nouveaux définitives de N-2 sur N-1. Par exemple, pour ouvrir 2023, 2021 doit être clos, voir la page eigwiki suivante à ce sujet
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/cloturer-un-exercice
Comment procéder
Il s'agit d'un traitement de niveau établissement (la ligne bleue dans les structures de comptabilité) à effectuer sur l'exercice courant.
- Se positionner au niveau Etablissement
- Se positionner sur l'exercice actuel
- Choisir ensuite, le menu ‘Fichier de base’ puis l’option ‘Constantes’.
- Utiliser le bouton ‘Créer une nouvelle fiche’ afin de créer la constante pour l’exercice à l’aide du bouton
. Une fenêtre en superposition est alors affichée, reprenant les informations de l'exercice en cours et prosposant l'exercice suivant. Dans l'exemple ci-dessous, l'exercice actuel est 2022, l'ouverture concerne 2023.
- Valider la création
Le programme enchaîne sur l’ouverture de l’exercice en cochant par défaut la reprise de toutes les codifications de l’exercice N-1 sur N.
Concernant le plan comptable, le programme propose deux options la reconduction et la duplication (cochée par défaut).
- La reconduction consiste à reprendre uniquement les comptes mouvementés en N-1 (un copier-coller partiel)
- La duplication consiste à reprendre tous les comptes y compris ceux n’ayant pas été mouvementés en N-1 (un copier-coller total)
La génération des à-nouveaux provisoires n’est pas cochée, si l’utilisateur souhaite que ceux-ci soient générés automatiquement, il convient de cocher la zone en question. Cette option n’est pas obligatoire ; en effet, il sera toujours possible de les générer ultérieurement par le sous-menu ‘Traitements périodiques’ autant de fois que nécessaire. Elle permet de reprendre les soldes N-1 des comptes de bilan, notamment pour les comptes de trésorerie. Les écritures générées sont datées du 1er janvier N.
https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-comptabilite/page/generer-les-a-nouveaux-provisoires
Il est également proposé de dupliquer les différentes nomenclatures de traitements de fin d’année, cette option n’est pas cochée par défaut. Si l’utilisateur souhaite reprendre automatiquement ses nomenclatures, il convient de cocher la case, si non, il devra les recréer ultérieurement.
- Valider par le bouton ‘OK’.
Le programme procède aux différentes opérations, celles-ci sont affichées sur la droite et termine par l'information "Ouverture de l'exercice terminée"
Une fois l'information validée, le programme charge le nouvel exercice
Attention : ne pas se tromper d'exercice en saisissant. Il n'y a d'automate de bascule d'écritures d'un exercice à l'autre. Il convient de supprimer les écritures dans l'exercice erroné et de les ressaisir dans le bon exercice.
Attention : il est important que tous les exercices soient ouverts rapidement. En effet, c’est dans les constantes de l’exercice comptable que les autorisations d’inter-structure sont définies logiciel par logiciel. Si les exercices ne sont pas ouverts, au moment de générer les premières écritures automatiques de GRH ou de facturation de l’année, des messages d’erreur apparaitront dans les modules de générations d’écritures de ces logiciels interdisant cette génération pour cause de droits non définis.
Il n'existe pas de traitement global pour traiter tous les établissements en une seule fois. Il convient de procéder établissement par établissement.
Le programme n'ouvre pas les mois de comptabilité. Il convient d'utiliser le menu "Traitements périodiques" et l'option "Ouverture des mois" pour ouvrir le mois de janvier.
Lettrage
Attention : le fait d'ouvrir le nouvel exercice n'active pas le lettrage sur ce nouvel exercice. Il convient de saisir une écriture sur un compte prévu en lettrage fin de l'activer.