CDD multiples
Préambule
L’article 6 de la loi n° 2022-1598 du 21 décembre 2022 portant mesures d’urgence relatives au fonctionnement du marché du travail en vue du plein emploi, a réintroduit la possibilité pour les entreprises de conclure, à titre expérimental, un seul contrat court pour assurer le remplacement de plusieurs salariés absents.
Ainsi, à titre expérimental et pour une durée de deux ans à compter de la publication du décret d’application listant les secteurs éligibles à l’expérimentation, un employeur pourra conclure un seul contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou un seul contrat de travail temporaire (CTT) pour remplacer plusieurs salariés absents.
L’expérimentation introduit une dérogation à la règle selon laquelle un seul contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou un seul contrat de travail temporaire (CTT) peut être conclu pour le remplacement d’un seul salarié (absence, passage provisoire à temps partiel, suspension de contrat de travail, départ définitif précédant la suppression de poste de travail ou attente de l’entrée en service effective d’un salarié recruté sous contrat à durée indéterminée).
Le décret n°2023-263 du 12 avril 2023 fixe les secteurs autorisés à mettre en œuvre l’expérimentation. Les réponses apportées aux questions portant sur les contrats à durée déterminée (CDD) sont transposables aux contrats de travail temporaires conclus pour un motif de remplacement, dans le respect du régime juridique de l’intérim.
La documentation qui va suivre décrit l'ensemble des modifications effectuées dans le logiciel GRH afin de répondre aux problématiques liées à la saisie et au calcul d'un CDD multiple :
- Saisie des éléments nécessaires à l'établissement du contrat : Nom,prénom,emploi,durée hebdomadaire et ETP des salariés remplacés, ainsi que la période de remplacement.
- Saisie des heures effectuées chaque mois pour chaque remplacement.
- Calcul de la ventilation cumulée.
Cette documentation n'a pas de vocation juridique. Les informations que vous indiquerez dans le contrat, et celles qui seront envoyées en DSN seront celles que vous déciderez avec votre conseil juridique.
En ce qui concerne la DSN, nous avons interrogé le GIP-MDS début juillet, la réponse est sans équivoque : Pour le moment, la DSN ne gère pas les CDD multiples.
Communication du GIP-MDS sur le CDD multi-remplacement en DSN https://www.net-entreprises.fr/dsn-experimentation-du-cdd-multi-remplacement/
Après analyse, nous avons identifié deux problématiques :
- Les variations du temps de travail qui peuvent survenir en fonction des remplacements effectués : cf Question 15 du Q/R cité en référence ci dessous ainsi que la note Nexem.
- Les salariés remplacés travaillent dans des établissements de déclaration DSN différents : A ce jour en DSN, un salarié ne peut pas être déclaré dans deux établissements de déclaration distinct. La solution est de créer un contrat dans un des établissements et d'utiliser la ventilation comptable pour dispatcher les éléments.
Des contrôles ont été réalisés afin de sécuriser et pérenniser la saisie. L'inconvénient de ces contrôles est qu'il est difficile de modifier certains éléments lorsque la paye est terminée et que la période suivante est ouverte.
Références
Questions-réponses Ministère du droit du travail
Notes sur les remplacements multiples sur le site de Nexem
Les hypothèses
De la documentation précédente de Nexem, ressort trois situations qui peuvent arriver dans le cadre d'un CDD multiple.
Hypothèse 1
Remplacement simultané de plusieurs salariés à temps partiel. Un salarié en CDD remplace deux salariés qui sont absent pendant la même période.
Hypothèse 2
Remplacement successif de plusieurs salariés. Un salarié en CDD remplace plusieurs salariés qui sont successivement absents.
Hypothèse 3
Remplacement de plusieurs salariés en partie simultanés. Les absences des salariés se chevauchent mais ne sont pas identiques. Un salarié en CDD peut les remplacer.
Il est probable que c’est cette dernière hypothèse qui sera le plus souvent utilisée.
Calcul de paye
Hypothèse 1
Pour ce cas, l’horaire contractuel total ne change pas, il sera égal à la somme des horaires contractuel des salariés remplacés. La ventilation comptable devrait être calculée en fonction du prorata des ventilations des contrats remplacés.
Exemple :
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Horaire |
Etab |
% |
Etab |
% |
Etab |
% |
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Salarié N°1 |
20 |
ET01 |
50 |
ET02 |
50 |
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|
Salarié N°2 |
30 |
ET01 |
30 |
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ET03 |
70 |
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Salarié N°3 |
50 |
ET01 |
100 |
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|
Salarié CDD |
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ET01 |
(20*50%+30*30%+50)/100 |
ET02 |
(20*50%)/100 |
ET03 |
(30*70%)/100 |
|
|
100 |
ET01 |
69 |
ET02 |
10 |
ET03 |
21 |
Hypothèse 2
Exemple :
A remplace B du 1er au 15 janvier pour un mi temps puis le salarié C du 11 janvier au 15 février pour un trois quart temps.
Il vous appartient de décider l'horaire contractuel qui sera indiqué dans le contrat selon les propositions de Nexem ou de votre conseil juridique.
Soit un lissage de l'horaire contractuel soit un changement d'horaire contractuel le jour du changement. Il sera alors indispensable de faire un avenant (ou un changement de situation) au 16 pour signifier le changement d’horaire à la dsn.
Le changement de situation a l’avantage de bien séparer les deux remplacements avec deux bulletins séparés. Mais on verra que ça ne sera pas possible dans l'hypothèse 3.
Dans tous les cas, il sera nécessaire de saisir le nombre d'heure effectué chaque mois pour chaque remplacé.
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Période |
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ETP |
Hor.Mens |
Janvier |
Février |
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Salarié N° 1 |
01/01/2023 |
15/01/2023 |
0.5 |
75.84 |
75.84 |
0 |
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Salarié N°2 |
16/01/2023 |
15/02/2023 |
0.75 |
113.75 |
56.88 |
56.87 |
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Salarié CDD |
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132.72 |
56.87 |
En ce qui concerne la ventilation comptable on devrait appliquer le même principe que précédemment. A ceci prés que cette ventilation sera différente chaque mois puis qu'elle serait calculé non pas au prorata de l'horaire contractuel, mais au prorata des heures effectuées
Hypothèse 3
Exemple :
A remplace B du 1er au 15 février pour un mi temps et le salarié C du 15 janvier au 31/03/2023 février pour un mi temps.
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Période |
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ETP |
Hor.Mens |
Janvier |
Février |
Mars |
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Salarié N° 1 |
01/01/2023 |
28/02/2023 |
0.5 |
75.84 |
75.84 |
75.84 |
0 |
|
Salarié N°2 |
15/01/2023 |
31/03/2023 |
0.5 |
75.84 |
37.92 |
75.84 |
75.84 |
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Salarié CDD |
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113.76 |
151.67 |
75.84 |
Encore une fois, on constate que le nombre d'heure effectué chaque mois est différent, il sera donc nécessaire de le saisir.
Même chose pour l'horaire mensuel, théoriquement c'est un mi temps du 1er au 15 janvier, puis un temps plein jusqu'au 28 février, et de nouveau un mi temps.
Qu'en sera t-il au niveau du contrat juridique ? Ce n'est pas à nous de répondre mais la déclaration DSN devrait être identique
En ce qui concerne la ventilation comptable, ce sera le même principe que précédemment.
Le CDD Multiple dans la GRH
Préambule
Un CDD multiple ne sera possible que dans le cas d'un contrat CDD avec comme motif CDD remplacement.
Un CDD multiple sera forcément en forfait d'heure. Le forfait d'heure correspond en principe à la somme des heures effectuées pour chacun des contrats remplacés. S'il est à cheval sur plusieurs mois de paye, il faudra saisir le nombre d'heure effectué chaque mois. Le programme calculera automatiquement la somme des heures effectuées chaque mois et l'utilisera pour le calcul de paye. Il sera toutefois possible de déroger à cette règle et saisir chaque mois le nombre d'heure total effectué.
La ventilation comptable utilisée sera calculée comme indiqué précédemment en fonction des ventilations de chaque contrat remplacés et des heures effectuées dans le mois. Comme pour les heures, il sera possible de déroger à cette règle et saisir manuellement la ventilation à utiliser.
La saisie
Dans l'onglet généralité, une nouvelle zone a été crée est n'est saisissable que dans le cas d'un contrat CDD avec motif Remplacement.
Lors de la création d'un nouveau contrat, il est nécessaire de valider la création avant de pouvoir accéder au détail des contrats.
Cliquez ensuite sur Détail des contrats pour accéder à la liste des remplacés.
Partie 1 En tête
C'est dans cette partie que l'on peut cocher la case saisie manuelle du forfait d'heure ainsi que la saisie manuelle de la ventilation. Elle permet également d'ajouter, modifier et supprimer des contrats remplacés.
Partie 2 : Les contrats remplacés
Ici, on retrouve la liste des contrats remplacés, le début et la fin du remplacement ainsi que le nombre d'heure de remplacement pour chaque mois.
Partie 3
Il s'agit ici des informations du contrat du remplaçant avec pour chaque mois la somme des heures effectuées.
Partie 4
En fonction de la ligne de contrat sélectionnée, on retrouve sa ventilation comptable et sur la droite des informations supplémentaire. Si l'on clique sur la ligne du contrat du remplaçant, c'est la ventilation calculée qui s'affiche.
Ajouter un contrat remplacé
Cliquez sur le bouton Ajouter puis sélectionner un contrat/salarié dans la liste proposée. Cette liste affiche les contrats actifs et clos après la date d'embauche du salarié ou clos au minimum le mois précédent la période en cours.
Avant l'ajout, le programme vérifie que la ventilation du contrat sélectionné peut s'intégrer dans la section du contrat du remplaçant : Exemple :
Un contrat CDD multiple est créé dans la section 1. Les autorisations comptables ne permettent de ventiler le contrat que dans la section 1 et 2. Il ne sera pas possible d'ajouter un contrat ventilé dans la section 3.
Il sera nécessaire, soit de modifier les autorisations comptables, soit de cocher la case saisie manuelle de la ventilation. Ce sera donc à l'utilisateur de gérer la ventilation et il ne pourra pas ventiler vers l'établissement 3.
Si le contrôle est passé, la fenêtre suivante s'affiche :
Elle permet de définir les dates de remplacement et éventuellement d'affiner les informations d'ETP et de durée hebdomadaire (calculée à partir du contrat remplacé). Il est également possible de saisir le motif d'absence (La liste des motifs d'absence se trouve dans la gestion des libellés sous le code MOAB).
Hormis les dates de remplacement, ces informations ne seront utiles et reprises que dans le contrat Word.
Une fois le contrat ajouté, il sera possible de saisir les heures effectuées pour chaque mois à venir en fonction des dates de remplacement saisies précédemment.
Dans l'exemple suivant, bien qu'étant sur la période d'août 2023, on peut déjà saisir les heures de septembre pour le deuxième remplacement
Les heures saisies pour chaque mois ne sont pas les heures effectuées mais les heures qui doivent être comptabilisées dans le calcul de paye. Si il y a des régularisations, il faut en tenir compte.
Modifier un contrat remplacé
Cliquez sur le bouton Modifier puis saisissez les informations comme précédemment. Tant que le contrat remplacé a été ajouté dans la période en cours, toutes les modifications et la suppression sont possible. En revanche, un contrat remplacé ajouté le mois précédent ne pourra pas être supprimé. Il sera toutefois possible de modifier la date de fin de remplacement.
La ventilation calculée
Lorsque l'on clique sur un contrat remplacé, la partie 4 affiche la ventilation de ce contrat.
Pour le matricule 108, la ventilation est assez simple :
Mais un peu plus complexe pour le matricule 602 :
Lorsque l'on clique sur le contrat du remplaçant (partie 3), la partie 4 affiche la ventilation calculée du mois en cours.
Pour des questions de clarté, la base de répartition est la somme des heures effectuées, ici 151.67 pour le mois d'aout.
Pour le siège administratif, les 83.41 correspondent à 75.83 heures du matricule 108 plus 10% de 75.84 heures c'est à dire 7.58 heures.
Sur la période de septembre, il n'y aura plus que le contrat du matricule 602, en l’occurrence, la ventilation calculée sera identique au matricule 602 avec une différence toutefois puisque la base sera égale au nombre d'heures effectuées en septembre.
La ventilation du contrat du remplaçant sera également consultable dans l'onglet comptabilisation du contrat (Sauf si vous avez coché la case Saisie manuelle de la ventilation auquel cas il sera effectivement nécessaire de saisir cette ventilation).
Le contrat de travail Word
Afin d'établir le contrat de travail Word contenant les éléments des différents contrats remplacés, un paramétrage particulier est nécessaire.
Avec ce paramétrage, il sera possible d'intégrer dans le contrat Word une phrase type pour chaque contrat remplacé.
Cette phrase type pourra contenir toutes les informations saisies du contrat remplacé : Le nom, prénom, civilité, le motif du remplacement, les dates de remplacement, l'emploi, l'horaire hebdomadaire, l'ETP.
Dans le menu paramétrage généraux/Modèles de contrats de travail, cliquez sur le bouton Options (
)
Allez ensuite sur le dernier onglet Contrat.CddMultiple.
Sur la partie gauche, tapez votre phrase type en incluant les champs désirés.
Pour insérer la phrase type dans votre contrat, sélectionnez le champ CDD Multiple qui se trouve dans la partie Contrat/Généralité
On retrouve alors la phrase type pour chaque contrat remplacé :
Le format de votre modèle de contrat doit impérativement être le format HTML. Tout autre format aura pour conséquence qu'il n'y aura pas de retour à la ligne entre chaque contrat remplacé.
Cas concrets
Contrat antérieur
Il est possible de créer un contrat CDD Multiple démarrant le mois précédent. Il faut procéder de la même manière que pour les autres contrats :
Sur la période d'aout, créer le contrat avec une date d'embauche et une date de début d'activité au 15 juillet.
Saisir les informations du CDD multiple. Attention les heures effectuées en juillet sont payées en aout, il faut donc les saisir sur la colonne d'aout. Ici, on remplace deux mi temps sur les 15 jours de juillet dont un total de 75.84 heures.
On procède en suite à la clôture du contrat en changement de situation et on crée un contrat à la suite du précédent.
Il faut alors modifier les heures de la colonne d'aout puisque sur ce contrat ce sont les heures effectuées en aout qui seront payées.
Régularisation d'heures
En théorie, les heures effectuées chaque mois correspondent aux heures payées et sont définies au moment de la création du contrat. Mais dans la réalité, il y a de nombreux cas qui nécessitent des régularisations. La solution la plus simple consiste à saisir une régularisation sur une rubrique d'heure quelconque (H_normale).
Modification de date impossibles
Passer d'un contrat CDD Multiple à un CDI ou un CDD classique
Lorsqu'un contrat CDD multiple a été créé dans une période précédente, il n'est pas possible de le transformer en CDD simple ou en CDI. Cela pour conserver les données du CDD multiple.
Si cela s'avère nécessaire, il faut clôturer le contrat en changement de situation.
Puis créer une fiche à la suite de la précédente et la modifier en conséquence.
Proposition de contrat
Il est tout à fait possible de créer une proposition de contrat en CDD multiple, de la valider ou de la supprimer si nécessaire.
Questionnaire CDD multi-remplacement
Afin de répondre au questionnaire d'AXESS sur l'utilisation des CDD multi-remplacement, EIG a développé un module permettant de faciliter le remplissage de ce questionnaire.
Certains point demandaient des éclaircissements mais les délais étant très courts (dernier délai 5 avril), nous avons du interprété les demandes.
L'accès au module se fait par le menu Traitements divers/Questionnaire CDD multi-remplacement
L'écran qui suit permet de modifier le tableau de correspondance entre les motifs d'absences qui ont été utilisés dans la gestion des contrats CDD multiples et les motifs demandés par le questionnaire.
Par exemple, si vous désirez modifier le type de remplacement pour l'absence 0007 congés payés, double-cliquez sur la ligne et choisissez le type de remplacement :
Une fois le paramétrage terminé, cliquez sur le bouton Exécuter.
Le paramétrage n'est pas conservé une fois que vous quittez l'écran
Comme indiqué dans l'écran, la collecte de donnée concerne une période spécifique. Elle sera modifiée lors de la deuxième collecte.
Comme pour tous les tableaux présentés en GRH, il est possible d'enregistrer chaque tableau en format CSV ou Excel en cliquant sur le bouton droit de la souris sur l'entête de colonne et choisissant Exporter la liste sous...
L'option Copier permet de copier le tableau dans le presse papier mais ne fonctionne pas avec les configurations serveur
Pour des raisons techniques, liées à la protection de la feuille Excel fourni par ACESS, il ne nous a pas été possible de remplir automatiquement ce modèle. Il sera donc nécessaire de le remplir manuellement.
Questionnaire CDD multi-remplacement à remplir avant le 15/10/24
Nous avons été informés très tardivement du questionnaire à rendre avant le 15/10/24.
Les modifications seront disponibles dans la maj globale disponible lundi 14 octobre 2024.
Les dates de l'analyse ont été modifiées, il suffit de cocher ou décocher la case en fonction de votre situation :
Voir le fichier ci-dessous pour le nouveau questionnaire.
Evaluation CDD multiremplacement 2ème collecte.xlsx