Déclaration Obligatoire d’Emploi des Travailleurs Handicapés

Préambule

Ce tutoriel s'adresse à toute personne ayant accès à la gestion de la DSN. Il contient toutes les informations nécessaires à la déclaration de l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés, de la déclaration mensuelle (déclaration BOETH) à la déclaration de la contribution annuelle (DOETH).

Voici les différents liens utiles :

https://www.urssaf.fr/portail/files/live/sites/urssaf/files/documents/OETH-Guide.pdf

Récapitulatif de toutes les fiches consignes : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2427/kw/doeth

Calcul des effectifs URSSAF : https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/le-calcul-de-leffectif/calcul-des-effectifs-par-lurssaf/presentation-des-regles-de-gesti.html

Règles de calcul des effectifs : https://www.urssaf.fr/files/live/sites/urssaffr/files/autres/Effectifs-RG-Calculs.pdf
Simulateur DOETH : https://www.agefiph.fr/employeur/simulateur_doeth

Vidéo RFpaye : 3 questions sur la DOETH : https://www.youtube.com/watch?v=GPDu2ERAhkM

Comment corriger sa DSN : https://www.oeth.org/files/Guide%20Rectifier%20sa%20DOETH%20-%20Mars%202023.pdf

Webinaire DOETH 2023 (Agefiph) : https://www.youtube.com/watch?v=LHHDARxm3uk 

FAQ Agefiph  : https://www.agefiph.fr/faq?thematique-faq=5966#content

La déclaration mensuelle des BOETH

Depuis le 01 janvier 2020 l’employeur est dans l’obligation de déclarer le statut BOETH de chaque salarié.
La ligne S21.G0040.072 va porter cette information dans la DSN.
Dans la fiche personne dans le cadre administratif vous devez retranscrire les informations du Cerfa 11391*21.

Que faire en cas d’erreur ?
Plusieurs cas de figure :

1 - Modification du statut BOETH au mois N de la DSN

Modifier la fiche personne comme précédemment.
Dans la DSN (ici la DSN de février), un bloc changement va être crée avec dans la zone S21.G00.41.048 Ancien statut BOETH renseigné à « 99 »(S'il n'y avait pas de statut dans la dsn précédente).

Avec ce bloc changement, le système comprend que l'ancien statut était 99, et qu'il change au 15 janvier avec le nouveau statut indiqué dans le bloc 40.

2 - Le statut BOETH était correct mais la date de décision incorrecte.

En reprenant l'exemple précédent, on s'apercoit en mars que la date de décision n'était pas le 15 janvier mais le 15 février. Il faut donc modifier la fiche personne en indiquant la bonne date (15 février). Toutefois, ce n'est pas suffisant car le programme ne génère un bloc 41 que si le statut BOETH indiqué dans la dsn de février (Statut 01) diffère de celui de mars, ce qui n'est pas le cas. Pour forcer le programme à créer un bloc changement, il faut cocher la case A rappeler en DSN , indiquer l'ancien statut et la date de cet ancien statut.

Ici l'ancien statut était non concerné depuis le 15 janvier (avant cette date, le système DSN sait déjà que le statut était non concerné). On aurait pu également indiquer depuis le 01 janvier.

Avec ce bloc changement, le système comprend qu'à partir du 1er janvier (la date de profondeur est toujours au 1er du mois même si on a indiqué depuis le 15 janvier), le statut BOETH est non concerné. Puis à partir du 15 février, c'est le nouveau statut (indiqué en bloc 40) qui prend le relais.

Nous avons posé la question à DSN info concernant les travailleurs handicapés en contrat de soutien (Nature de contrat 70) dans un établissement ESAT : Faut-il la renseigner la rubrique statut BOETH pour les travailleurs handicapés travaillant au sein d'un ESAT (Etablissement et Service d'Aide par le Travail), sachant que ce ne sont pas réellement des salariés ?

Réponse : La rubrique "Statut BOETH - S21.G00.40.072" couvre de manière large tout individu bénéficiaire de la Loi OETH (dite Loi handicap). Si un salarié se prévaut de son statut BOETH, l'employeur a donc obligation de renseigner cette rubrique.

Conséquence : La rubrique S21.G00.40.072 est alimenté quelque soit le type de contrat.

3- Le salarié est sorti

Si le salarié est sorti et qu'il est nécessaire de corriger le statut BOETH, il suffit de lui faire un bulletin de régularisation à zéro, afin de la prendre en compte dans la DSN

Analyse des effectifs

Voir le lien suivant pour l'explication des effectifs mis à disposition via les CRM 118 : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2624

Règles de calcul des effectifs : https://www.urssaf.fr/files/live/sites/urssaffr/files/autres/Effectifs-RG-Calculs.pdf

Pour calculer et effectuer la DOETH, vous aurez besoin des effectifs déclarés qui doit être fourni par l'URSSAF (En principe fin janvier mais fin mars en 2021).
Ces effectifs ont été calculés avec les déclarations DSN que vous avez effectués tout au long de l'année.
Le module Analyse des effectifs permet de recalculer ces effectifs en fonction des DSN de l'année précédente enregistrés dans la base GRH, et qui ont en principe été déposées. Cette analyse tient compte, non seulement des modalités déclarées dans les blocs contrats (blocs 40), mais aussi des blocs changements (blocs 41). Le module analyse également les blocs changements déclarés l'année suivante dans le cas où ils impactent l'année considérée.
Pour effectuer une analyse, dans le menu Gestion de la DSN, bouton Autre traitement, puis menu Analyse effectif.

Sélectionnez l'année (le mois importe peu) et cliquez sur Effectifs.

Le tableau présente pour chaque établissement ainsi que pour l'association, et pour chaque mois :

• EMM : Effectif Moyen Mensuel
• EMM BOETH : EMM des bénéficiaires de l'OETH
• EMM ECAP : EMM des personnels occupant des emplois exigeant des conditions d'aptitude particulières qui n'ont pas vocation à être proposés à des travailleurs handicapés. (Code PCE = 534a Agents civils de sécurité et de surveillance)
  Voir la liste complète en cliquant sur le lien suivant : https://www.agefiph.fr/sites/default/files/medias/fichiers/2020-12/Liste%20des%20ECAP.pdf

L'EMM de l'association est égal à la somme des EMM de chaque établissement. Attention toutefois, les EMM sont calculés sur six décimales mais présentés sur deux décimales, ce qui explique la différence si l'on calcule cette somme.

 l'EMM OETH n'est pas affiché par défaut car il est en règle général identique à l'EMM. Il peut cependant être affiché en cliquant sur l'entête de colonne.

 

Depuis 2024, pour le millésime 2023, de nouveaux effectifs sont calculés :

• EMM_CFIP : Effectif Moyen Mensuel des contrats favorisant l'insertion professionnelle. Ce sont les apprentis (exemple : Nature contrat = 02 et Dispositif = 61 / 64 / 65 / 81)
• EMM_CSA : Effectif moyen mensuel des contrats redevables à la contribution supplémentaire à l'apprentissage (CSA)

 

Et en dernière colonne est présenté l'EMA.
Vous pouvez double cliquer sur une ligne pour avoir le détail par salarié . L'effectif est cette fois affiché sur 6 décimales.

Puis double cliquez sur un matricule pour avoir le détail de l'évolution de ses modalités pour chacun de ses contrats.

Il y a au moins une ligne pour chaque mois transmis en DSN. Chaque ligne présente le début et la fin de la période, la durée, l'ETP, les différents EMM. Les modalités présentées sont celles utilisés pour le calcul de l'EMM. En effet en fonction de la nature du contrat, du motif CDD, du code PCE, du statut BOETH, etc, le contrat sera pris en compte ou pas dans les différents calcul d'EMM.
Toutefois, il peut y avoir plusieurs lignes pour un même mois DSN, dans le cas ou un changement de modalité intervient en cours de mois.
La première colonne Mois de changement indique le mois de la DSN où bloc changement a été saisi. Il peut être différent du mois original de la DSN.
Le calcul des contributions OETH est de la responsabilité de l’entreprise. La décision de prendre en compte un effectif différent de celui transmis par l’URSSAF est donc également de la responsabilité de l’entreprise. En cas de désaccord avec l’effectif transmis, il convient de contacter son interlocuteur URSSAF afin de s’assurer que l’effectif pris en compte dans le calcul de la contribution OETH est valable.
En cas de difficultés et UNIQUEMENT dans ce cas, pour la déclaration DOETH (discordance entre le calcul de l’URSSAF et le calcul de l’employeur), il y aura une tolérance d’un mois pour la déclaration (Pourra être déposée dans la dsn de juin déposée le 5 juillet.

La Déclaration Obligatoire d'Emploi des Travailleurs Handicapés (DOETH)

A compter de 2022, l’entreprise doit déposer sa déclaration annuelle DOETH le 5 ou le 15 mai, au titre de la déclaration sociale nominative (DSN) d’avril. 

Toute entreprise privée quel que soit son effectif (même une entreprise de moins de 20 salariés) doit déclarer le nombre de travailleurs handicapés qu'elle emploie. ... L'entreprise ne remplissant pas cette obligation d'emploi doit verser une contribution financière à l' Agefiph .

Une seule DOETH doit être déclarée pour l'entreprise. C'est à l'employeur de choisir l'établissement qui supportera cette déclaration.
La DOETH est déclaré à l'URSSAF ou à la MSA. Dans le cas d’une entreprise mixte avec des salariés à la MSA et à l’URSSAF, la déclaration doit se faire auprès du régime majoritaire en nombre de salariés. Ceci sera indiqué dans la notification envoyé par l'URSSAF
La contribution annuelle doit être déclarée en plusieurs étapes au travers du bloc « Cotisation établissement - S21.G00.82 » aux rubriques « Valeur - S21.G00.82.001 » et « Code de cotisation - S21.G00.82.002 ».
Pour accéder à la codification des blocs 82, dans la gestion de la DSN, cliquez sur Autre traitements/Cotisations établissements. Cette codification doit être faite avant d'ouvrir la période suivante, c'est à dire la période de juin pour l'année 2021. En effet c'est sur cette codification que s'appuie le programme pour générer les blocs nécessaires à la déclaration DOETH

Les cotisations établissement peuvent être ajoutées, modifiées ou supprimées individuellement. Toutefois, afin de faciliter et fiabiliser la saisie, le bouton Déclaration DOETH permet d'accéder au module de saisie de toutes les informations nécessaires à la déclaration DOETH. Sélectionnez auparavant la période DSN (mai pour l'année 2021).

Sélectionner la section à utiliser, le tiers social (URSSAF ou MSA).
Puis saisissez les montants correspondant à votre déclaration. Pour connaitre les montants, reportez vous au simulateur mis à disposition par l'AGEFIPH. Le simulateur est disponible en ligne et en version EXCEL.

NB : Le boutonpermet de supprimer toutes les déclarations relatives à la DOETH

Accord OETH

Si vous avez un accord OETH, saisissez le code (12 caractères) dans la zone appropriée, le programme DSN génère automatiquement un bloc 13 correspondant. Si vous avez plusieurs accords en revanche il faudra créer manuellement le bloc 13.
NB : D'après nos informations, le code à utiliser est B20191219005 OETH : FEHAP, Croix Rouge SNASEA, SOP pour 202 à 2022 et B2023R002004 pour 2023 à 2025.
Bien entendu, si vous avez un accord, il n'y a pas de déduction-dépenses et contributions à déclarer.

En particulier le montant du code 068 doit être égal à zéro. Cf Fiche consigne https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2594/kw/2594

Effectifs externes

Les effectifs externes doivent également être déclarés dans un bloc 13. Saisissez le nombre dans les deux premières lignes afin que le programme génère les blocs correspondants.

Déductions-Dépenses-Contributions

Saisissez les montants dans les lignes appropriées.
Après validation, le programme crée un ligne cotisation établissement pour chaque ligne dont le montant est différent de zéro. Sauf pour les codes 65,66,67 et 68 qui doivent toujours être déclarés ensemble et peuvent donc être égale à zéro.

Les lignes dont les montants sont nuls apparaissent en rouge afin d'attirer l'attention, toutefois le bloc 82 correspondant sera bien généré en DSN.

L'accord OETH et les effectifs externes n'apparaissent pas ici mais seront bien générés en DSN si les nombres sont différents de zéro.

La cotisation Code 068 contribution réelle due va créer un bloc agrégé 23 CTP 730 pour l'URSSAF, même si elle est égale à zéro. Et va naturellement d'ajouter au bloc 22 et a bloc 20 de l'URSSAF.
Pour la MSA, pas de CTP, le montant s'ajoutera simplement au bloc 20.
La cotisation code 069 dépenses OETH prévues par l'accord et non réalisées va également créer un bloc 23 CTP 740.
Tous les autres code cotisations DOETH se suffisent à eux mêmes.

Le bordereau URSSAF comporte les CTP 730 et éventuellement 740.
Comme ces cotisations ne sont pas calculées en paye, cela crée forcément un écart par rapport au charges, dont il faut tenir compte pour contrôler le bordereau.

Régularisations

Si dans les DSN suivant la déclaration DOETH vous devez effectuer des régularisations, utilisez la même méthode (Cotisation établissement/Déclaration DOETH).
Ne pas tenir compte dans ce cas du message d'avertissement lorsque vous cliquez sur le bouton Déclaration DOETH

Les montants à indiquer sont le différentiel entre ce que vous avez déclaré et ce qui a été déclaré.
Comme précédemment, les codes cotisations 065,066,067 et 068 seront toujours déclarés même si les montants sont nuls.

Dernières consignes concernant la DOETH

Ces consignes sont issues de la dernière réunion que nous avons eu le 20 mai 2021 avec les éditeurs, le GIP, la DSS et l'AGEFIP
Les effectifs moyens annuels OETH remontés par l’Urssaf ne tiennent pas compte des blocs changements transmis dans les DSN mensuelles servant au calcul. Si vous avez effectué des modifications, notamment sur le statut BOETH qui n'aurait pas été déclaré correctement dès le 1er janvier 2020, la différence entre l'effectif Urssaf et votre calcul provient de la. L'urssaf nous indique que dans ce cas, vous pouvez utiliser votre effectif. En cas de doute, n'hésitez pas à contacter votre URSSAF.
Les entreprises qui rencontrent des difficultés pour effectuer leur déclaration à cette échéance disposent d’une tolérance exceptionnelle d’un mois, c’est-à-dire que la déclaration annuelle peut être effectuée dans la DSN mensuelle de juillet 2021 correspondant à la période d’emploi de juin 2021.
En cas d'accord agréé, vous devez indiquer le code de l'accord dans la zone indiquée précédemment qui génèrera un bloc 13. La consigne donné par l'AGEFIP dans certains courriers indiquant que ce code devait être dans la rubrique S21.G00.82.005 est erronée. D'autre part, le code de l'accord pour la majorité des associations devrait être le suivant : B20191219005 OETH : FEHAP, Croix Rouge SNASEA, SOP. ATTENTION Ce code ne sera intégré par le GIP qu'à partir du 26 mai. Cela veut dire que vous ne pouvez pas envoyer la DSN avant cette date car elle sera rejetée.

Sources : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2427/kw/2353