Rappel de la valeur du point

Préambule

Cette note a pour objectif de rappeler le principe de fonctionnement du module de rappel de la valeur du point.

Depuis la première version, il y a eu de nombreuses évolutions qui seront évoquées dans cette documentation.

La version du programme GRH doit être 2022.11.06 au minimum pour avoir toutes les évolutions.

La gestion des rappels de la valeur du point est un utilitaire disponible au travers du menu Traitement divers. Cet outil permet la régularisation des salaire suite à la mise en place tardive ou à effet rétro actif d'une nouvelle valeur de point. Un ajustement des salaires sera à appliquer sur une période donnée conformément à un différentiel de valeur de point.

Codification

Avant de mettre en œuvre la gestion des rappels de valeur de point, il est nécessaire de modifier les rubriques d'heures, qui ne sont pas initialement des rubriques en point, mais qui doivent néanmoins être rappelés et imprimées à part. C'est le cas des rubriques d'heures (heures complémentaires, supplémentaires) mais aussi de la rubrique JRSNONTRAV ou H_NONTRAV qui minorent le salaire au moment de l'embauche ou de la sortie du salarié.

Vérifiez donc que toutes ces rubriques sont bien des rubriques en heures.

Si les rubriques ne sont pas correctement codifiées en heure, il faut les mettre en rubrique heure.

Paramétrage du rappel

Le module est accessible via le menu traitement divers.

Au préalable, il conviendra d'appliquer la nouvelle valeur de point au sein de la convention collective (Cf menu Paramètres généraux-Convention)

Procéder à l'ajout d'un rappel en cliquant sur l’icône prévu à cet effet.

 

Voici les différentes options pour paramétrer le rappel et comment les codifier :

Choisir la convention concernée, la période concernée et la nouvelle valeur du point.

Affecter le rappel des contrats clos sur le dernier contrat actif

Le module de rappel de la valeur du point permet de calculer le montant du rappel pour tous les contrats qui ont été actifs dans la période de rétroactivité. Toutefois, la génération du rappel ne concerne QUE LES CONTRATS ACTIFS sur la période de paye en cours c’est-à-dire un contrat non clos OU clôturé dans la période (ce qui veut dire qu’il faudra éventuellement recalculer le contrat) et qui sont concernés par le rappel (c'est à dire que le contrat débute avant la fin de période de rappel)

si un salarié a 4 contrats : 1.1.0 du 01/01/2022 au 31/05/2022 / 2.1.0 du 01/06/2022 au 31/10/2022   3.1.0 du 01/11/2022 au 31/12/2022 et le contrat 4.1.0 à partir du 01/01/2023.  si rappel de juillet à décembre 2022 effectué sur la paie de janvier, les contrats concernés sont : 2.1.0 et 3.1.0. Le rappel sera donc affecter au dernier contrat actif concerné par le rappel qui est 3.1.0=> il faut donc passer par l'écran gestion des régularisations car rappel sur contrat clos.

• Par conséquent, le rappel des salariés ayant encore un contrat actif, ne concernera QUE ce contrat et pas les éventuels contrats précédemment effectués. La case à cocher « Affecter le montant des rappels des contrats non actifs sur le dernier contrat actif » permet de contourner ce problème.
• D’autre part, pour les salariés qui n’ont plus de contrats actifs, il est possible de créer une régularisation. De plus, il est possible de limiter le nombre de bulletin de régularisation en indiquant un montant minimum de rappel. Dans l’exemple suivant, les salariés sortis ayant un rappel total inférieur à 15€ ne seront pas pris en compte dans la régularisation.

Ôter l'impact des absences sur le rappel

En règle générale, cette case doit être décochée. elle n'est à utiliser que lorsque l'on désire créer un rappel uniquement sur des rubriques calculées en heures, qui ne sont pas affectées par les absences. Exemples indemnités dimanches, nuit, etc.

Cette case est à cocher si 2 rappels sont effectués comme indiqué dans la préconisation donnée suite au neutralisation par le différentiel SMIC. Détail dans effectuer le rappel

Ôter le différentiel SMIC du rappel

Attention , si vous avez déjà fait une régularisation du différentiel SMIC (Régularisation REGDIFSMIC), il ne faut surtout pas cocher cette option

Lorsque la valeur du point est insuffisante, certaines grilles peuvent avoir des coefficients qui donnent un salaire inférieur au SMIC. Dans ce cas, le programme ajoute un complément SMIC (par les rubriques 51_DIFFSMIC ou 66_DIFFSMIC) pour que le salaire soit au moins égal au SMIC.

Lorsque la valeur du point augmente, le complément SMIC diminue, et peut même être nul si l'augmentation est suffisante.

De ce fait, lorsque l'on génère un rappel de la valeur du point, le montant du rappel doit en principe être minoré du complément SMIC. Pour appliquer cela , cocher la case.

Nous avons constaté que le rappel était neutralisé par le différentiel SMIC alors qu'il s'agissait des rubriques qui n'entraient pas dans les éléments comparatifs du SMIC. Il faut donc faire 2 rappels. et selon le rappel à effectuer, il faut cocher ou non cette case. (voir effectuer le rappel ) 

Rubriques à traiter

La partie droite permet de sélectionner les rubriques à traiter pour le rappel. Ce ne sont que des rubriques en points ou en heures.

Dans la liste des rubriques à traiter, ne sélectionner que les rubriques qui font ou qui ont fait partie du brut.

Les rubriques de différentiel SMIC (51_DIFFSMIC et 66_DIFFSMIC) ne doivent pas être sélectionnées.

Paramétrage des bases de références

le bouton permet de sélectionner les bases itératives pour le calcul du rappel. En règle générale, il n'y a pas lieu de les modifier. Il est également possible de sélectionner d'autres rubriques de différentiel SMIC qui seront, le cas échéant, ôtées du montant du rappel

Fiches contractuelles concernées

Sélectionnez les fiches potentiellement concernées par le rappel. Il s'agit de toutes les fiches qui ont été actives pendant la période concernée. Les onglets du bas permettent de visualiser les fiches sélectionnées, non sélectionnées ainsi que les fiches clôturées.

Le bouton permet de lancer l'écran de sélection avancée des personnes. Cet écran permet de regrouper les personnes par tous les filtres habituels et ainsi de ne sélectionner qu'une catégorie de salarié (CDI-CDD, grilles particulières, régimes, etc)

Effectuer le rappel

Ecran : Traitements divers > Rappel de la valeur du point

Dissocier le rappel sur les éléments constituants les éléments entrant dans le comparatif SMIC

1er rappel : uniquement les éléments entrant en compte dans le comparatif SMIC

Il faut ôter le différentiel SMIC du rappel

Effectuer le rappel sur les autres éléments.

Il faut ici cocher "ôter l'impact des absences sur le rappel" afin de ne pas prendre en compte 2 fois les absences. En effet les absences sont déjà impactés au niveau du salaire de base.

Après avoir lancé le traitement du calcul du rappel, il faut aller pour les contrats clos, au niveau de l'écran : Traitement > Gestion des régules

Créer 2 régularisations concernées par les 2 rappels effectués précédemment 

pour les CDD, faire également les régularisations suivantes 

 

Voici un exemple de haut de bulletin obtenu :

 

attention au plafond non alimenté.

Mise en œuvre du rappel

le bouton  va calculer le rappel pour toutes les fiches sélectionnées. A l'issue du traitement, l'édition propose une régularisation des fiches contractuelles actives et non actives.

En fermant l'édition, le programme propose de générer le rappel. La rubrique RAPPELVP sera alors ajoutée à tous les contrats actifs, du montant proposé. En fonction du paramétrage (case affecter le rappel des contrats clos sur le dernier contrat actif cochée), le dernier contrat contiendra donc la somme de tous les rappels des contrats clos précédents.

Si la case n'a pas été cochée, ou pour tous les contrats clos qui n'ont pas de contrat actif en suite, il faudra utiliser la gestion des régularisation.

Il est possible de différer la génération du rappel pour le générer plus tard avec le bouton

Enfin le bouton  permet d'exporter la liste des rappels dans un fichier Excel.

Rappel pour les contrats clos

Pour rappel des contrats clos qui ne peuvent être affecté à un contrat actif, il est possible de créer une régularisation en utilisant le rappel précédemment créé.

Dans la gestion des régularisations, créez une régularisation en sélectionnant Autre régularisation et la rubrique RAPPELVP.

Ecran : Traitements > Gestion des Régul.

Choisissez le rappel à utiliser. Le programme va alors créer une régularisation pour les rappels des contrats clos qui n'ont pas pu être affectés sur un contrat actif.

Un bulletin de régularisation sera créé pour chacun de ces contrats

En fonction de votre configuration, le bulletin de régularisation sera peut être parasité par des éléments qui n'ont pas lieu d'être : Par exemple une mutuelle obligatoire, l'indemnité Ségur ou Laforcade vont peut être se déclencher. Il faut dans ce cas paramétrer les rubriques concernées afin de les désactiver dans les bulletins de régularisation

Pour les CDD, il faut également effectuer le rappel sur les indemnités de précarité et de fin CP.

 

Comment vérifier le calcul

Cas d'un salarié sans différentiel SMIC

Prenons le cas d'un salarié avec 2 périodes, une se terminant en décembre 2022 et le contrat actif commençant en décembre 2022

Si on a coché "Affecter le rappel des contrats clos sur le dernier contrat actif" on aura sur le bulletin une ligne de rappel de valeur de point qui va regrouper l'ensemble des rappels

Pour notre matricule, nous aurons une seule ligne sur le bulletin du 1.2.0 un rappel de point = 42.64+524.47 = 567.11

Pour contrôler si le montant de notre rappel est ok, on peut recenser les éléments du brut du salarié sur la période du rappel, dans notre cas, on peut regarder les bulletins de juillet 2022 à décembre 2022.

Si on a un seul salarié à contrôler, on peut regarder les bulletins et vérifier la correspondance des montants avec la nouvelle valeur de point, si on veut faire un contrôle en masse, on peut faire une extraction de l'historique sur la même période.

 salaire de base avec l'ancienne valeur de point 20375.88; pour avoir le nouveau salaire de base avec la nouvelle valeur de point on fait 

Salaire de base avec l'ancienne valeur / ancienne valeur de point * nouvelle valeur de point

20375.88 / 3.82 * 3.93 = 20962.62

On fait ensuite la différence => 20962.62 - 20375.88 = 586.74

On fait le même raisonnement sur l'ensemble des éléments du brut qui sont impactés par la valeur de point.

Quand on somme l'ensemble des différences, on a le montant de notre valeur de point.