ABONNEMENTS

La gestion des abonnements permet de programmer la génération automatique de factures récurrentes.

La création d'un nouvel abonnement se fait via le bouton " feuille banche".

Onglet 1 - Généralités

  •  Sélectionner le client en utilisant l'icône " Lister" ou la touche clavier "F7";
  • Définir les paramètres de génération tel que:
    • La première date de génération
    • La périodicité : 1 = facture chaque mois, 2 = facture tous les 2 mois, 3 = facture par trimestre, etc. ;
    • La durée de l'abonnement
  • Choisir le mode de génération
    • Confirmation avant génération permet de déclencher la génération de la facture uniquement après confirmation à l'ouverture du logiciel;
    • Validation automatique permet la création automatique des factures aux dates indiquées. (attention: le contenu ne sera pas modifiable)
  • la partie comptabilité permet de déroger aux règles définies dans la fiche client pour:
    • Le mode de paiement;
    • L' imputation comptable client et produit

Onglet 2 -  Contenu de la facture

Les produits qui composent la facture sont ajoutés via le bouton "page blanche". Les touches "F3" à "F6" permettent d’ajouter différents éléments :

  • F3 : Ajouter un produit facturable.

    • Indiquer la quantité;

    • Le prix par défaut du produit est utilisé, mais si nécessaire, la coche « Prix fixé » permet de bloquer le prix.

  • F4 : Ajouter un commentaire

    • soit un commentaire de type "texte" en incluant de période comme indiqué par la légende bleue mm/aaaa = mois année où mmm aaaa = mois en clair année;

    • soit de définir des lignes d'espace ( pour aérer le contenu du document).

  • F5 : Ajouter un produit statistique et sa quantité.

  • F6 : Ajouter un sous-total dans la facture.

Les boutons représentées par des flèches permettent de disposer les lignes dans le contenu de la facture.

Onglet 3 -  Fichiers externes

Le bouton " page banche" permet d'ouvrir une fenêtre dans laquelle vous pourrez déterminer un nom de fichier et de rechercher depuis un répertoire un document qui pourra être numérisé dans l'abonnement. (exemple: devis signé, contrat d'entretien,etc.) . Ils pourront être ensuite visualiser directement l'aide du bouton "loupe"

Onglet 4 -  Planning prévisionnel de génération

Directement par cet onglet, la génération du planning de l'abonnement, d'après les informations renseignées dans l'onglet "généralités"et dans "le contenu de la facture" seront visibles. Cela permet d'afficher les factures à venir.

Informations complémentaires

Dans la partie supérieure de l'écran principal, plusieurs options sont disponibles:

  • Il est possible de faire afficher les abonnements expirés en cochant la case à cet effet;
  • Il est possible de forcer la génération de la facture d'abonnement en sélectionnant le client pour lequel cette action doit être réalisé
  • Il est possible d'anticiper la génération de l'ensemble des factures d'abonnements à une date précise

Dans la partie inférieur de l'écran principal, on retrouve:

  • les boutons de création; modification; suppression et de duplication
  • le bouton permettant de générer l'échéancier de l'ensemble des abonnements 
    • plusieurs filtres sont disponibles ( fourchette de dates, tri,...)
    • le chargement des données se fait par le bouton " rafraichir"
    • les données peuvent être exportées au format Excel ou en imprimable.
Back to top