CLIENTS

Affichage par défaut

Par défaut, seuls les clients actifs de la section sur laquelle l’utilisateur est positionné sont affichés.

Il est toutefois possible :

  • d’afficher également les clients inactifs en cochant la case « ne plus utiliser » (ils apparaitront alors sur fond rose) ;

  • d’afficher les clients de toute l’association.

Zone centrale

La partie centrale de l’écran affiche la liste des clients, présentée par entrepôt.

Les clients affichés sont filtrés selon les paramètres de filtrage situés en haut de l’écran central.

Tri, regroupement et filtres

Il est possible :

  • de trier les données par ordre croissant ou décroissant ;

  • de réaliser des regroupements en faisant glisser, par clic gauche, le nom d’une légende vers le haut ;

  • d’appliquer des filtres en effectuant un clic droit dans la colonne choisie.

  • d’appliquer des filtres en effectuant un clic droit dans la colonne choisie.

  • Export des données

    La liste des clients peut être exportée :

    • par un clic droit dans la légende ;

    • ou via l’item « Extraction des données ».

Autres fonctionnalités présentes sur l'écran principal:

  • Un bouton d’extraction (icône avec le logo Excel) permet de récupérer les informations relatives aux clients.

Pour cela, il est possible :

  • d’utiliser un profil d’extraction existant ;

  • ou de créer un nouveau profil, en le nommant et en sélectionnant les champs à extraire.

Avant l’extraction, des filtres peuvent être appliqués, par exemple pour :

  • inclure les clients non utilisés ;

  • filtrer par code postal ;

  • filtrer par mode de paiement.

La validation via le V vert lance une prévisualisation, puis permet de procéder à l’extraction vers un fichier ou directement dans le GEFI.

  • Un bouton " archivage" permettant conformément aux recommandation émanent du RGPD d'archiver de façon permanente les données des clients sans activité commerciale avec votre structure depuis plus de 10 ans.

Création d'une fiche client

La création d'une fiche client peut être réalisée soit: 

  • Via le bouton « Nouveau » (page blanche) ;

  • Via le bouton " Duplication " (double page blanche): Nous vous conseillons de l'utiliser uniquement  si le nouveau client présente de nombreuses similitudes avec un client déjà créé.

Onglet 1 – Facturation

Permet de renseigner les informations administratives telles que:

  • Titre ;

  • Nom ou raison sociale ;

  • Type de client ;

  • Représentant (optionnel) ;

  • Famille de clients (optionnel);

  • Le bouton « Gestion des tarifs spéciaux » permet d’accéder à la gestion des tarifs spécifiques.

Dans cet onglet, il est également possible de renseigner :

  • Le mode de paiement du client ;

  • Les informations relatives aux remises, escomptes, l'exonération T.V.A ou une TVA spécifique;

  • Identifier le type de client ( particulier ou du secteur public) pour la gestion des attestations fiscales de fin d'année.

Possibilité de personnaliser les éditions (remplaçant, le cas échéant, celui défini en gestion des structures) tel que :

  • Commentaire en haut de page;

  • Personnalisation des titres des documents.

La coche « Ne plus utiliser » permet de retirer le client de la liste des clients actifs. 

Onglet 2 – Adresses

Cet onglet permet de définir :

  • une adresse principale et un e-mail

  • une liste d’adresses complémentaires de facturation et/ou de livraison, via le bouton « Nouveau ».

Par défaut, les documents utilisent l’adresse principale du client. Une adresse complémentaire peut être sélectionnée lors de la création du document.

Le champ « Édition du correspondant » permet d’afficher ou non le champ « correspondant » sur la facture, notamment lorsque celle-ci doit être transmise à une personne ou à un service spécifique.

Onglet 3 – Comptabilité

Cet onglet permet de renseigner les informations comptables du client.

Il est possible de définir :

  • l’IBAN du client : obligatoire en cas de paiement par prélèvement, auquel cas un RUM peut être édité ;

  • Le compte comptable du client peut être renseigné :

    • soit par saisie manuelle ;

    • soit en le recherchant via la fonctionnalité « Lister » ou la touche "F7 "du clavier.

    Si le compte comptable saisi manuellement n’existe pas dans le plan comptable, un message d’information s’affiche :
    « Compte inexistant. Création du compte ? »

    • Si vous ne cliquez pas sur le lien permettant la création immédiate du compte, celui-ci sera automatiquement créé lors de l’intégration des factures en comptabilité, avec le libellé « INTITULÉ À OUVRIR ».

    • Si vous validez la création du compte, le libellé du compte reprendra le nom du client.

  • les affectations comptables, si nécessaire.

  • Il est également possible d’indiquer si le client doit faire l’objet de relances, via la coche correspondante 

Onglet 4- Mémo

Dans cette partie, vous pouvez renseigner des informations concernant le client. Elles ne seront ni éditables et ni extractibles. 

Onglet 5- Documents

Cet onglet permet de consulter et/ou de créer l’ensemble des documents liés au client :

  • devis ;

  • commandes ;

  • bons de livraison ;

  • factures/avoirs

Les documents affichés dépendent des filtres situés en bas de page, permettant de sélectionner :

  • le type de document  ainsi qu'un relevé de factures

  • une période de dates.

Onglet 6 – Statistiques

Celui-ci  permet de consulter des statistiques concernant le client.

Les paramètres d’affichage sont définis en bas de page.

 

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