CREATION D'UN DOCUMENT
La création d’un nouveau document s’effectue via le bouton page blanche ou à l’aide de la touche F3.
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Dossier ;
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Devis ;
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Bon de commande ;
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Bon de livraison ;
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Facture.
Dossier
Un dossier permet de regrouper plusieurs documents pour un même client. Il peut contenir différents types de documents, tels que :
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devis ;
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bons de commande (BC) ;
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bons de livraison (BL) ;
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factures ;
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avoirs.
Lors de sa création, le dossier doit obligatoirement être identifié par un code.
Le dossier permet également la gestion des reliquats par dossier.
Les documents peuvent être créés directement dans un dossier via l’onglet Documents, puis le bouton page blanche.
Il est également possible de glisser-déposer des documents existants dans un dossier afin de les y rattacher.
Devis, bons de commande, bons de livraison et factures
Les devis, bons de commande (BC), bons de livraison (BL) et factures se créent selon le même processus.
La fiche de saisie d’un document est organisée en quatre onglets.
Dans cette documentation, la création d’un document est détaillée à titre d’exemple. La création d’un devis, d'un bon de commande, d’un bon de livraison ou d’une facture suit une procédure strictement identique.
Sélection du type de document
La saisie d’un document débute par le choix du type de document à créer (par exemple : devis).
Sélection du client
La première fenêtre permet de sélectionner le client du document.
Pour faciliter la recherche, il est possible d’utiliser le champ de recherche, notamment pour saisir le nom du client.
Des options situées à droite de l’écran permettent également :
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d’afficher les clients à ne plus utiliser ;
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d’afficher l’ensemble des clients de l’association.
Une fois le client sélectionné, il suffit de valider pour accéder à la saisie du document.
Décomposition des onglets
1. Adresses
Par défaut, l’adresse principale du client, renseignée dans la fiche client, est automatiquement reprise comme adresse de facturation.
Si une autre adresse doit être utilisée, il est possible de :
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décocher l’option « Adresse principale du client » ;
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sélectionner une adresse existante à l’aide du bouton « Choix d’une adresse », parmi celles renseignées dans la fiche client.
Dans ce cas, l’adresse sélectionnée peut également être modifiée manuellement directement dans le document, sans impacter la fiche client.
Les adresses de facturation et de livraison peuvent être différentes. Il convient alors de renseigner chaque adresse dans la section correspondante.
Cette distinction permet de garantir que les informations affichées sur le document et utilisées pour la livraison sont adaptées à la situation du client.
2. Paramètres
a. Un commentaire haut de page peut être saisi dans ce champ. Ce commentaire sera affiché en haut du document imprimé.
⚠️ Le commentaire saisi ici remplace le commentaire haut de page défini dans les paramètres de structure ou les paramètres généraux.
b. Dates : cette section regroupe les différentes dates liées au cycle de vie du document :
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Date de création : date de création initiale du document
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Date de validation : renseignée lors de la validation du document
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Date d’édition : renseignée lors de l’édition (impression ou génération PDF)
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Date de paiement : indiquée lorsque le document est réglé
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Date de comptabilisation : renseignée lors de l’export ou de la comptabilisation
Par défaut, chaque date est automatiquement renseignée avec la date du jour au moment où l’action correspondante est effectuée.
Ces dates peuvent être modifiées manuellement si nécessaire, selon les droits utilisateurs.
c. Taux : des paramètres spécifiques peuvent être appliqués à l’ensemble du document :
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Remise : remise globale appliquée sur le total du document
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Escompte : escompte applicable en cas de paiement anticipé
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TVA spécifique : permet d’appliquer un taux de TVA différent du taux standard
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Exonération de TVA : cochez cette option si le document est exonéré de TVA
ℹ️ Ces paramètres s’appliquent globalement à toutes les lignes du document.
d. Paiement : le mode de paiement est automatiquement repris depuis la fiche client (ex. : prélèvement, virement, chèque, etc.).
Il peut toutefois être modifié manuellement pour ce document sans impacter la fiche client.
Les informations associées incluent :
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le mode de paiement
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le délai de paiement (en jours)
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le jour de paiement éventuel
e. Représentant : le champ Représentant permet d’associer un commercial ou un responsable au document. LES REPRESENTANTS
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La sélection s’effectue à l’aide de la touche F7
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Le représentant choisi est utilisé à des fins de suivi commercial et de statistiques
f. Comptabilité : Cette section permet de renseigner les informations comptables spécifiques du document :
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Imputation comptable produit
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Imputation comptable client
La sélection se fait à l’aide de la touche F7.
ℹ️ Ces informations sont utilisées lors de la génération des écritures comptables.
3. Lignes
Par défaut, le logiciel est positionné en saisie normale.
L’ajout d’une nouvelle ligne s’effectue en cliquant sur le bouton page blanche.
Une fenêtre de choix s’ouvre alors et propose les types de lignes suivants :
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Produit facturable (F3)
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Commentaire (F4)
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Produit statistique (F5)
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Sous-total (F6)
En sélectionnant Produit facturable (F3), la liste des produits facturables disponibles s’affiche. Un double-clic sur un produit permet de le sélectionner.
Une nouvelle fenêtre de saisie s’ouvre alors, présentant le détail du produit sélectionné.
Cette fenêtre reprend automatiquement les informations issues de la liste des produits.
👉 En règle générale, la seule information à renseigner est la quantité. Cependant, l’ensemble des champs reste modifiable, si nécessaire (prix, taux de TVA, remise, etc.).
Il est également possible de définir une imputation comptable spécifique pour cette ligne et de personnaliser l’affichage de la ligne sur les documents imprimés (gras, italique, souligné, barré, grande taille)
Après vérification des informations, la ligne est ajoutée au document en cliquant sur le bouton Valider ou via la touche F8.
En mode de saisie simplifiée, l’ajout d’une ligne insère directement une ligne vide dans le document.
Dans la colonne Code, plusieurs possibilités sont offertes :
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Si le code du produit est connu, il peut être saisi manuellement.
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À défaut, la touche F7 permet d’afficher le listing des produits disponibles afin de sélectionner le produit souhaité.
Certains codes spécifiques permettent également d’insérer des lignes particulières :
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Sous-total : saisir le caractère « * » (astérisque ou touche multiplication).
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Commentaire : saisir le caractère « - » (tiret, touche 6).
Fonctions disponibles en saisie normale et simplifiée:
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La touche F3 (Nouveau) ajoute une ligne en bas du document.
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La touche F6 (Insertion de ligne) fonctionne de la même manière que F3, à la différence que la ligne est insérée à l’emplacement courant, c’est-à-dire à l’endroit où se situe le curseur, et non en fin de document.
Plusieurs actions sont disponibles pour gérer les lignes déjà saisies :
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Modifier une ligne : via le bouton Modifier ou la touche F4 (icône papier et crayon).
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Dupliquer une ligne : via le bouton Dupliquer (icône double page). La ligne sélectionnée est copiée avec l’ensemble de ses informations.
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Supprimer une ligne : via le bouton Supprimer ou la touche F5 (icône page avec une croix rouge).
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Réorganiser les lignes : à l’aide des flèches Haut et Bas, permettant de déplacer la ligne sélectionnée dans le document.
Il est possible d’insérer automatiquement des lignes prédéfinies à l’aide du bouton Ajouter les lignes d’un document type (icône représentant deux pages avec une flèche verte). DOCUMENTS TYPES
Cette fonctionnalité permet d’intégrer en une seule action :
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un ou plusieurs produits,
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des commentaires,
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ou toute autre ligne déjà paramétrée dans le document type.
⚠️ L’ajout d’un document type peut donc insérer plusieurs lignes simultanément, selon sa configuration.
4. Pied de page
Un champ Commentaire de bas de page est disponible. Le texte saisi ici remplace le commentaire par défaut défini :
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soit dans la fiche client,
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soit dans le paramétrage de la structure.
Ce commentaire sera repris tel quel à l’impression du document.
On retrouve aussi le tableau TVA, ainsi que plusieurs informations de synthèse,(le nombre de lignes du document,l’escompte éventuel,le total TTC, le montant à payer).
⚠️ Ces informations sont calculées automatiquement par le logiciel et ne sont pas modifiables.
Il est toutefois possible de renseigner un acompte dans cette zone. Le montant à payer est alors recalculé automatiquement selon la formule suivante : Total TTC – Acompte = Montant à payer