REPRISE DES DOCUMENTS
La reprise d’un document correspond à l’évolution de celui-ci vers une étape supérieure du cycle commercial.
Principe de la reprise
La reprise s’effectue à partir d’un document validé et édité.
En se positionnant sur ce document, puis en utilisant le bouton Reprise (F8), le logiciel propose les types de documents vers lesquels il peut évoluer.
Chaîne d’évolution des documents
Selon le type de document d’origine, les évolutions possibles sont les suivantes :
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Devis :
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Bon de commande
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Bon de livraison
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Facture
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Bon de commande :
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Bon de livraison
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Facture
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Bon de livraison :
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Facture
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Il n’est pas obligatoire de suivre toutes les étapes. Par exemple, un devis peut être transformé directement en facture.
Création d’un avoir
Par défaut, l’avoir généré correspond à l’intégralité de la facture d’origine.
Cependant, une fois l’avoir créé :
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les quantités peuvent être ajustées,
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les lignes de produits peuvent être modifiées ou supprimées, afin de ne réaliser un avoir que sur les éléments réellement concernés.
Suivi et traçabilité
Par défaut, un suivi automatique est mis en place lors de la reprise.
Une ligne d’information est ajoutée en début du nouveau document, indiquant son origine.
Exemple : Ce bon de commande fait suite au devis n° DE18100001 du 02 octobre.
Cette information permet d’assurer une traçabilité complète entre les documents.
Statut du nouveau document
Lors de la reprise :
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l’intégralité du document d’origine est reprise (lignes, quantités, prix, etc.),
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le nouveau document est créé avec le statut « En saisie » et « Non validé ».
Il est alors possible de :
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modifier les quantités,
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ajouter ou supprimer des lignes de produits,
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adapter le document afin qu’il corresponde exactement à la situation souhaitée.