VALIDATION ET IMPRESSION DES DOCUMENTS

La validation des documents s’effectue en plusieurs étapes distinctes, qu’il est important de bien différencier.

1. Sauvegarde du document

Le bouton Valider (icône V vert, touche F8) permet de sauvegarder le document en cours de saisie.

Cette action :

  • Enregistre les informations saisies,

  • Ne modifie pas le statut du document,

  • N’attribue aucun numéro définitif.

Le document reste alors au statut « En saisie ».

2. Validation du document

Le bouton Valider le document (icône # hashtag) permet de faire passer le statut du document de « En saisie » à « Validé ».

Cette action entraîne les effets suivants :

  • Attribution d’un numéro unique au document (devis, bon de commande, bon de livraison, facture,avoir),

  • Verrouillage de la date de création, qui n’est alors plus modifiable.

Un document au statut Validé :

  • peut encore être modifié,

  • peut être supprimé,

  • peut être édité ultérieurement (tant qu’il n’a pas fait l’objet d’une édition en réel).

3. Impression et édition du document

Le bouton Imprimer (icône imprimante, touche F9) permet d’éditer le document selon deux modes :

Impression en essai

  • permet la visualisation du document,

  • n’attribue aucune date d’édition,

  • n’empêche ni la modification ni la suppression du document.

Impression en réel

L’édition en réel entraîne les conséquences suivantes :

  • attribution d’une date d’édition,

  • interdiction de suppression du document,

  • validation automatique du document si ce n’est pas déjà le cas.

⚠️ Cas particulier des factures :
Une facture éditée en réel n’est plus modifiable, conformément aux règles de gestion et de traçabilité.

4. Numérotation des documents

Lors de la validation ou de l’impression en réel, les documents se voient attribuer le numéro correspondant à leur type, par exemple :

  • numéro de devis,(DE)

  • numéro de bon de commande (BC),

  • numéro de bon de livraison (BL),

  • numéro de facture.(FA)

  • numéro de l'avoir (AV)

Ces numéros permettent d’identifier et de tracer chaque document de manière unique.

5. Astuce - Sélection multiple documents

Il est possible de sélectionner plusieurs documents simultanément afin de les valider ou de les imprimer et de les transmettre par e-mail en une seule action.

Deux méthodes de sélection sont disponibles :

  • Sélection avec la touche CTRL : Maintenir la touche CTRL enfoncée et cliquer sur les documents souhaités permet de sélectionner des documents non consécutifs.

  • Sélection avec la touche SHIFT: Cliquer sur le premier document, maintenir la touche SHIFT, puis cliquer sur le dernier document permet de sélectionner tous les documents compris entre les deux.

 

 

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