GESTION DES STRUCTURES

Lors de la première connexion, il est nécessaire de paramétrer une ou plusieurs sections.
Une section déjà paramétrée apparaît sur fond vert dans la liste.

Gestion des sections

Création d’une section

Pour créer une nouvelle section, utiliser le bouton « Nouveau » (icône page blanche).

Modification d’une section

Pour modifier une section existante, utiliser le bouton Modifier (icône page avec un crayon)

Paramétrage d’une section

Les paramètres d’une section sont organisés en plusieurs volets.

Volet - Généralités 

Le volet Généralités permet de définir les informations principales de la section.

En-tête des documents

Il est possible de choisir l’en-tête à afficher sur les documents issu de la gestion des saisies VALIDATION ET IMPRESSION DES DOCUMENTS

  • Adresse issue de la gestion des associations :

    • Association

    • Établissement

    • Section

  • Ou affichage du logo

Attention: Le logo doit être stocké dans un répertoire accessible à tous les utilisateurs.
Dans le cas contraire, il ne pourra pas être affiché et le texte par défaut sera utilisé sur les factures.

Vous avez le choix entre plusieurs type d'entête pour le nouveau format de documents: NOUVEAU FORMAT

  • Uniquement du texte ;
  • Uniquement le logo (le texte devant apparaître étant inclus au logo) ;
  • Un format mixte avec le logo à gauche et le texte à droite.

Attention cependant au nombre de ligne de texte qui est limité à 9 lignes du fait de la hauteur de la zone réservée sur les documents.

Informations bancaires

Ce volet permet de sélectionner l'IBAN présent dans la gestion des associations qui sera utilisé :

  • Sur les factures

  • Dans les demandes de prélèvement

Toutefois, vous pouvez le saisir également manuellement.

Volet Facturation

Le volet Facturation permet de définir les paramètres liés à la saisie, à l’édition et à la numérotation des documents de facturation pour la section sélectionnée.

Type de facture

Le type de facture doit être positionné, dans 99 % des cas, sur Standard.

Dans le cas de l’utilisation :

  • du mode Personnalisé

  • ou du mode Pré-imprimé

Nombre d’exemplaires

Le paramètre Nombre d’exemplaires permet de définir le nombre de documents imprimés à chaque édition

Plage de dates de saisie SAISIES DES DOCUMENTS

La plage de dates de saisie permet de définir le filtre par défaut utilisé dans la saisie des documents.

Ce paramétrage facilite la recherche et limite l’affichage aux périodes pertinentes.

Dates par défaut des documents

Ce volet permet également de paramétrer :

  • Les dates de création par défaut

  • Les dates d’édition par défaut des documents

Ces paramètres sont automatiquement repris lors de la saisie.

Options disponibles

Différentes options peuvent être activées selon les besoins.

  • Suppression des zones ombrées sur les documents :Lorsque cette option est activée, les zones ombrées ne sont plus affichées sur l'impression des documents.

  • Rafraîchissement automatique de la liste des clients. Cette option garantit une mise à jour immédiate des données affichées. Il est fortement conseillé de la cocher.

  • Modification autorisée des bons de livraison édité: Lorsque celui-ci est édité en réel, possibilité de modifier le contenu.
  • Gérer les stocks: Si la case est cochée, le menu Stocks est actif.
  • Chargement automatique des statistiques : Cette option s'applique au démarrage ou lors de l’accès aux écrans concernés.(exemple: dans la fiche d'un représentant, d'une famille de clients, etc.)
  • Gérer les achats : Si la case est cochée, le menu Achats est actif.
  • Calcul automatique des acomptes: Permet de mettre en place un pourcentage d'acompte sur les documents en automatique.

  • Édition des équivalences sur les factures (hors particuliers) :Autorise l’impression d’équivalences sur les factures destinées aux professionnels.

  • Utiliser la gestion des périodes: Permet de fixer le statuts les périodes mensuelles pendant laquelle la facturation peut être effectuée. ( fermé, ouverte, close) LA GESTION DES PERIODES
  • Contrôle des SIRET clients ( section / association): Active la vérification du numéro de SIRET lors de la création ou de la modification d’un client. CLIENTS
  • Autoincrémentation des comptes clients: Génère automatiquement un numéro de compte client lors de la création d’un nouveau client. Cela assure une numération cohérente et conforme au plan comptable.
    • Racine auxiliaire : plage de numérotation utilisée pour les comptes clients (ex: CL)
    • Nombre de digits : nombre de chiffres du compte client (ex. 8 digits)
  • Affectation du nom et mail du représentant dans le commentaire haut de page: Insère automatiquement le nom et l’adresse e-mail du représentant commercial dans le commentaire en haut des documents.
Numérotation automatique des documents

Cette fonctionnalité permet de configurer la numérotation automatique des documents.

Vous pouvez définir :

  • le préfixe des numéros pour chaque type de document : devis, bons de commande, ordres de production, bons de livraison et factures ;

  • la remise à zéro des numéros, selon les règles définies (par exemple : mensuel, annuel,etc.)

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