EXTRACTION DES DONNEES A PARTIR DE LA SAISIE DES DOCUMENTS
Depuis l’onglet Saisie de document, cliquer sur le bouton Extraction de documents (icône représentant un livre avec des lunettes). Ce bouton permet d’extraire des informations issues des documents (devis, bons de commande,bon de livraison, factures) sous forme de fichier au format CSV.
Principe de fonctionnement
L’extraction s’effectue à partir d’un profil d’extraction, dans lequel sont définis :
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les champs à extraire,
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les filtres (dates, types de documents, statuts),
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le nom du fichier généré.
Création d’un profil d’extraction
Pour créer un nouveau profil, cliquer sur le bouton Nouveau profil.
Les informations suivantes doivent alors être renseignées :
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Nom du profil : permet d’identifier le profil dans la liste,
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Nom du fichier : correspond au nom du fichier généré lors de l’extraction.
Sélection des champs
Les champs sont sélectionnés à partir de la colonne Champs disponibles.
Pour ajouter un champ :
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effectuer un double-clic sur le champ souhaité,
ou -
sélectionner le champ puis cliquer sur la flèche bleue droite.
Les champs ajoutés apparaissent dans la colonne Champs à extraire.
Pour retirer un champ :
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effectuer un double-clic dans la colonne Champs à extraire,
ou -
sélectionner le champ puis cliquer sur la flèche bleue gauche.
L’ordre des champs peut être modifié à l’aide des flèches vertes Haut et Bas.
Une fois le profil correctement paramétré, valider en cliquant sur le bouton Valider (icône V vert).
Lancement de l’extraction
Après avoir sélectionné un profil d’extraction et défini les filtres souhaités (dates, types de documents, statuts) :
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Un premier clic sur le bouton Valider (V vert) permet de visualiser le résultat de l’extraction à l’écran.
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Un clic sur le bouton Extraction (icône page avec flèche jaune) permet d’enregistrer le fichier à l’emplacement souhaité sur l’ordinateur.