Gestion des absences - Rappel du réglementaire
Il existe plusieurs méthodes pour calculer la retenue des absences. Ces méthodes ont été dégagées par la pratique, la loi n’en définissant aucune.
Cependant la jurisprudence a imposé la méthode dites des « heures réelles » au détriment des autres méthodes en cas d’absences non rémunérée.
Dans les exemples ci-dessous, nous retenons un salaire à 1800 € et une absence d’une semaine entière (7 jours = 35 heures) au mois de mars.
Calcul en jours :
1ère méthode :
En 30ème : cela revient à définir une année sur 360 jours et considérer chaque mois avec 30 jours.
La retenue pour 7 jours en 30ème est de :
(1800 / 30) X 7 = 420 donc un salaire de 1380 €
2ème méthode :
En calendaire : on reprend le nombre de jours exact de chaque mois
La retenue pour 7 jours calendaires (en mars) est de :
(1800 / 31) X 7 = 406.45 donc un salaire de 1393.55 €
3ème méthode :
En jours ouvrables : on retient 26 jours que l’on obtient 26 = 6 X 52 /12
La retenue pour 6 jours ouvrables est de :
(1800 / 26) X 6 = 415.38 donc un salaire de 1384.62 €
4ème méthode :
En jours ouvré : on retient 21.67 jours que l’on obtient 21.67 = 5 X 52 /12
La retenue pour 5 jours ouvrés est de :
(1800 / 21.67) X 5 = 415.32 donc un salaire de 1384.68 €
Calcul en heures :
1ère méthode :
En heures moyennes : on retient 151.67 le nombre moyen d’heures mensuelles et on applique la solution la plus favorable au salarié entre les heures d’absences et les heures effectuées
- Si mois de 20 jours ouvrés :
La retenue d’absence est de :
(1600/151.67) X 35 = 415.38 donc un salaire de 1384.62 €
Les heures effectuées sont de : 7 heures X 15 = 105
(1600/151.67) X 105 = 1246.12 €
Le calcul de la retenue est plus favorable pour le salarié
- Si mois de 22 jours ouvrés :
La retenue d’absence est de :
(1600/151.67) X 35 = 415.38 donc un salaire de 1384.62 €
Les heures effectuées sont de : 7 heures X 17 = 119
(1600/151.67) X 105 = 1412.28 €
Le calcul des heures effectuées est plus favorable pour le salarié
2ème méthode :
En heures réelles : On retient le nombre d’heures réel contenues dans le mois
- Si mois de 20 jours ouvrés :
Le nombre d’heures retenues pour le mois est de : 20 X 7 = 140 H
La retenue d’absence est de :
(1600/140) X 35 = 450 donc un salaire de 1350 €
- Si mois de 22 jours ouvrés :
Le nombre d’heures retenues pour le mois est de : 22 X 7 = 154 H
La retenue d’absence est de :
(1600/154) X 35 = 409.09 donc un salaire de 1390.91 €
Compte tenu de la jurisprudence de la cour de cassation, il est recommandé d’appliquer la méthode des heures réelles, particulièrement dans les cas suivants :
- Entrée ou sortie en cours de mois
- Congé sans solde
- Arrêt de travail sans maintien de salaire
- Grève
Dans la GRH, il est possible de paramétrer les rubriques d’absence de plusieurs façons :
Par défaut, les rubriques d’absences sont paramétrées en jours (30ème ou calendaire). Cela ne pose pas de problème dès lors qu’il y a un maintien.
Par contre, pour les absences non maintenues, il faut s’appuyer sur le cycle horaire pour pouvoir codifier les absences en tenant compte des heures réelles du mois. Sinon, c'est au moment de la saisie de l'absence qu'il faut indiquer le nombre d'heures réel de l'absence.