Optimiser la génération et éviter les anomalies de résultat - TCR

Cette page fait suite à plusieurs formations et mises en place du bilan social ainsi qu'aux tickets qui en ont résultés.

Les données sont issues d'une ancienne base client. Son bilan social est établi pour 2020.

Une des premières anomalies qui apparaît concerne le 1er tableau, Emploi et son premier sous-tableau, Effectifs.

La première ligne, 1110 effectif au 31/12, prévue dans la description du Journal Officiel, indique le nombre de personnes physiques présentes au 31/12.

Le JO :

Le deuxième ligne n'est pas prévue au JO mais est ajoutée par EIG car beaucoup de structures raisonnent en ETP.

Dans la 2ème colonne, catégorie éducatif, le nombre d'ETP (88,14) est supérieur au nombre de personnes (86). Ce qui n'est pas cohérent.

 

1er point d'attention

La première chose à faire est de contrôler le paramétrage de la ligne.

Ligne 1110, effectif au 31/12 (personnes physiques)

Ligne 1111, effectif au 31/12 en ETP

Dans le premier case, la case "Traitement par personne" est cochée. Le décompte s'effectue par personne physique.

Dans le 2ème cas, la case n'est pas cochée, le traitement s'effectue donc par contrat. Si cela n'a pas d'incidence pour une personne donc la fiche contrat dure toute l'année, dès qu'une personne a plus d'une fiche, ce sont les ETP de chaque fiche qui sont sommés.

Il convient donc de cocher la case "Traitement par personne" sur cette ligne. Mais ce n'est pas suffisant.

En effet, dans ce cas, c'est l'ETP de la première fiche de l'année qui est retenu. Donc celui de la fiche la plus ancienne.

Pour prendre en compte celui de la fiche la plus récente, c'est au niveau des options de la génération qu'il faut intervenir.

Il faut cocher la case Inverser l'ordre de traitements des contrats. De ce fait, c'est la fiche la plus récente qui est prise en compte.

 

2ème point d'attention

Mais ce n'est pas tout, si l'on n'y prend pas garde, la génération va appliquer la date d'embauche (celle qui figure sur le bulletin) pour constituer les données.

Par exemple, une personne embauchée le 28/08/2018 a eu un changement de situation au 07/08/2021

Au niveau des données bilan social, on obtient :

La fiche 1.2.0 qui débute le 07/08/2021 est présente pour le traitement du bilan social 2020. Ce qui est incohérent. C'est à nouveau dans les options de génération qu'il faut intervenir : 

Il faut cocher la case "Utiliser la date de début d'activité comme entrée" pour obtenir :

 

3ème point d'attention

Il concerne la catégorie de bilan social.

Nous avons déjà consacré une page EIG wiki à la bonne codification des catégories de bilan social, accessible à l'adresse https://wikiapp.heberg-eig.fr/books/technique-grh/page/bien-demarrer-le-bilan-social-inclus-ouinon-les-categories-tcr

Si la catégorie est incorrecte lors de la génération, il est possible de modifier la fiche personne (dans le pavé Statistiques :

Mais, dans le bilan social, il est possible que la personne soit codifiée autrement :

Quelles que soient les manipulations effectuées dans la fiche personne, l'affectation bilan social de la personne reste erronée.

C'est parce que, lors du passage de décembre N-1 à janvier N, la fiche personne était mal codifiée et que les données de décembre N-1 sont archivées. Par défaut, la génération est établie à partir de la cette situation.

C'est toujours au niveau de la génération qu'il faut intervenir :

Il faut cocher la case "Ne pas utiliser les données archivées pour le bilan social".

Quand toutes les conditions sont remplies, le résultat devient cohérent :

 

4ème point d'attention

Ajout du 25 aout 2025 suite à l'insertion des remarques des développeurs, nous citons

• "Un autre cas d'incohérence identifié est causé par la case à cocher "Imputer les chiffres dans la section de la personne" sur les lignes de nomenclatures :
  • Si une personne est affectée sur une section mais que les contrats sont sur d'autres sections, il y a un risque d'incohérence entre les deux lignes
• Concernant la case "Ne traiter que l'historique et les absences", il faut le voir au cas par cas. En effet, si elle peut corriger une incohérence pour ces lignes et pour la catégorie de bilan social voulue, elle peut créer d'autres anomalies, car l'état pris sera lors l'état courant de la fiche :
• Exemple : Une personne à temps partiel sur N - 1 et qui passe à temps plein sur N est comptée comme temps plein sur N - 1. C'est à double tranchant
• Si seule la catégorie du bilan social est changée, c'est effectivement une solution, si d'autres zones changent, ça peut être contreproductif. D'autant plus, si la case est décochée au moment de la génération globale des personnes. Ce serait étonnant que sur l'ensemble des salariés, seule la catégorie du bilan social change
• En revanche, au niveau d'une fiche personne du bilan social, on peut régénérer uniquement les informations de cette personne et là, effectivement, ignorer les données archivées pour le bilan social peut s'avérer pertinent"

Il concerne la case "Ne traiter que l'historique et les absences". Si cette case est cochée, les fiches personnes et les fiches contrats ne sont pas traitées. Ce qui peut poser un problème dans certains cas.

Le bilan social traite de l'année échue (Par exemple, en 2025, c'est le bilan social 2024 qui est traité).

Pour les CDD qui travaillent en multi-contrats, la question ne se pose pas. Chaque contrat est clos avant d'ouvrir le suivant.

Pour les CDI, du fait des obligations de la DSN de déclarer par des blocs 41 tout changement de statut de la personne au sein de l'entreprise qui est transmise aux différents tiers afin qu'ils tiennent compte des changements de :

• Durée horaire et donc d'ETP
• Emploi lié à un changement de grille
• Statut, de non cadre à cadre avec changement du statut conventionnel
• Dispositif de politique publique

A chaque fois, il faut procéder par un changement de situation ou un avenant, ce qui entraine la clôture d'une fiche à un instant T.

Le seul point qui peut alors poser problème concerne les éléments de la fiche personne utilisés pour le bilan social. Examinons-les, ils sont facilement identifiables dans la fiche personne du bilan social, elles sont présentées avec un fond de couleur cyan :

• La catégorie de bilan social, en la corigeant, la génération du bilan social prend en compte la nouvelle catégorie
• Le sexe, à notre connaissance, nous n'avons jamais eu à faire à un changement de sexe. Il est vrai que si ce changmement a lieu en 2025, c'est le nouveau sexe qui est pris en compte dans les décomptes de 2024
• La date de naissance, il n'y a pas lieu de la modifier, elle est reprise à partir des fichiers DSN
• La nationalité, si une personne étrangère obtient la nationalité française en 2025, elle apparaitra "Française" en 2024. Est-ce que cette information est mise à jour ? Et combien de cas cela repésente-t-il ?
• La promotion dans l'année, ça peut être bénéfique. En effet, la date de promotion est souvent ajoutée "après coup" pour gérer l'index égalité Femme-Homme. De ce fait, la ligne de bilan social "Nombre de promotions dans l'année" (1510) est alimentée à la nouvelle génération
• La date d'entrée dans l'association, il s'agit de la première fois que la personne est entrée dans l'association. Pourquoi la modifier ?
• Les différentes dates d'ancienneté dans l'association, à la création de la fiche, elles sont initialisées à partir de la première date d'entrée dans l'association. Elles n'ont pas d'incidence en paye. La seule qui a une incidence dans le bilan social et celle "Dans l'association" qui est utilisée pour calculer les lignes "Effectif par ancienneté au 31/12" (1170 à 1176). Comment la personne doit-elle apparaître dans le bilan social ? A partir de sa première entrée (qui peut être CDD) ou de son entrée en CDI ? C'est au responsable RH de déterminer la position à prendre et à modifier au besoin ces dates. Ne pas cocher la case permet de prendre en compte la modification

Depuis plusieurs années, les reprises de salariés sont effectuées à partir des derniers fichiers DSN transmis par les clients à un instant T. Donc les informations pertinentes sont initialisées puisque elles sont présentes en DSN (sexe S21.G00.30.005, date de naissance S21.G00.30.006, nationalité S21.G00.30.013 et la date d'entrée S21.G00.40.001). Pour les clients démarrés avant l'ère de la DSN, toutes les erreurs de reprises ont déjà dûes être corrigées.

Nous persistons. Il ne faut pas cocher la case "Ne traiter que l'historique et les absences". Cependant, c'est au repsonsable RH qui est en charge de ce module d'agir selon l'intérêt de sa structure. 

Pour les caas à la marge, changement de sexe ou nationalité, il est possible de modifier la fiche personne du bilan social et de la bloquer. En cas de nouvelle génération, elle n'est pas concernée.

 

Contrôler le résultat

Il est possible, pour chaque ligne et chaque colonne, de cliquer sur le bouton    pour obtenir les choix suivants :

L'édition de contrôle et l'extraction font référence aux données de la ligne :

La colonne I contient les prénoms et noms des personnes ; elle est volontairement masquée.

L'export des informations peut s'effectuer lors de la génération en cochant la case "Exporter les données" et en configurant l'export 

Les options de configuration sont :

Par défaut, toutes les options sont cochées. Il faut sélectionner les données voulues. Il y a un fichier par option : 

Contenu pour les personnes :

Contenu pour les fiches contrats

 

Conclusion

Il est possible d'éviter les mauvais résultats de valorisation du bilan social en paramétrant correctement l'écran de génération.

Il faut cocher les cases :

• "Inverser l'ordre de traitements des contrats"
• "Utiliser la date de début d'activité comme entrée"
• "Ne pas utiliser les données archivées pour le bilan social"

Et ne pas cocher la case "Ne traiter que l'historique et les absences".

 

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